Durante el punto álgido de la pandemia, las empresas y las personas de todo el mundo se vieron obligadas a adaptarse a las realidades perturbadoras de un confinamiento global. Y con el distanciamiento social y el trabajo remoto convirtiéndose en la nueva norma, las aplicaciones de reuniones virtuales experimentaron un auge en su popularidad.

Según TrustRadius, el sector de las reuniones virtuales experimentó un aumento del 500% en la actividad de los compradores, con un 67% de las organizaciones incrementando su inversión en software de conferencias web.

Han pasado tres años y los estragos de la pandemia están desapareciendo lentamente. Pero no ha cambiado mucho en el sector de las reuniones virtuales. De hecho, un informe de Gartner predice que para 2024, solo el 25% de las reuniones corporativas se realizarán de forma física.

Sin embargo, su capacidad para obtener los mejores resultados de las reuniones virtuales y la colaboración remota depende en gran medida de la calidad del software de reuniones virtuales que esté utilizando.

Esta guía explorará las mejores aplicaciones de reuniones virtuales que puede aprovechar para potenciar la colaboración y lograr reuniones productivas con sus equipos remotos.

Por qué una aplicación de reuniones virtuales de calidad es crucial para su organización

Las reuniones virtuales son convenientes, rentables y productivas. Y si usted es una startup totalmente remota, son absolutamente necesarias. Sin embargo, sin la herramienta adecuada, sus esfuerzos con las reuniones virtuales pueden ser contraproducentes.

Entremos en los detalles de por qué una aplicación de reuniones virtuales de calidad es imprescindible.

Un mejor compromiso de los empleados

Una aplicación de reuniones virtuales de calidad mejora el compromiso de los empleados al ofrecer experiencias de transmisión de video y audio de alta calidad, intercambio de archivos sin interrupciones, integraciones súper interactivas y experiencias personalizables.

Su software debe ser capaz de facilitar reuniones productivas y conversaciones atractivas.

Esto mejora la retención de empleados y reduce los costos de contratación.

Una cultura de empresa más sólida

Las mejores aplicaciones de reuniones virtuales ofrecen experiencias mejoradas para los anfitriones y los participantes. Al permitir que sus usuarios se comuniquen de la manera más natural posible, ayuda a los líderes de equipo a construir culturas empresariales más sólidas.

Esto se traduce en mejores ideas, colaboraciones más fluidas y crecimiento.

Qué buscar en una aplicación de reuniones virtuales

Antes de decidirse por cualquier aplicación de reuniones virtuales, debe asegurarse de que cumpla con los criterios que se detallan a continuación.

Características de video

Su aplicación de reuniones virtuales de cabecera debe ofrecer una alta calidad de video. No querrá utilizar una aplicación que congele constantemente los fotogramas porque esto degrada toda la experiencia de los participantes y hace que las reuniones virtuales sean más estresantes que productivas.

Características de audio

El audio es un componente crucial de las aplicaciones de reuniones virtuales. La aplicación que elija debe contar con características que ofrezcan de manera constante un audio limpio durante toda la reunión virtual. Esto garantiza que todos puedan compartir sus ideas y contribuir al éxito de cada sesión.

Características de chat

Un cuadro de chat dentro de una aplicación virtual es una función muy útil, especialmente en una reunión con varios participantes. La función de chat le permite anotar sus ideas mientras otra persona está hablando. De ese modo, el orador puede ver y abordar lo que usted tenía en mente sin que nadie interrumpa el flujo de la reunión. Además, si desea compartir un enlace a un recurso externo, el cuadro de chat es el lugar ideal para hacerlo.

Características de oficina virtual

Si administra un equipo remoto, este es el conjunto de características más importante que debe buscar en una aplicación de reuniones virtuales. Esto se debe a que las funciones básicas de video, audio y chat ya no son suficientes, ya que cada vez más empleados reportan fatiga por las reuniones y pérdida de conexiones sociales, lo que dificulta mantener su compromiso a largo plazo.

‍Una oficina virtual lleva la colaboración entre equipos remotos a otro nivel al reflejar las experiencias de un lugar de trabajo del mundo real. Su aplicación de referencia debería ofrecer características como escritorios dedicados y personalizables para los empleados, áreas de reunión, funcionalidades para compartir recursos y más. De esa manera, el equipo puede sentirse más presente y conectado durante toda la jornada laboral.

Las 5 mejores aplicaciones de reuniones virtuales que debería conocer

Ahora que ha visto la importancia de utilizar una plataforma de reuniones virtuales de alta calidad, junto con las cosas que debe tener en cuenta, esta sección explorará algunas de las mejores aplicaciones de reuniones virtuales en internet.

Vamos a ello.

Zoom

Zoom se posiciona como una de las soluciones de reuniones virtuales más populares para las empresas en la última década. Es más conocida por admitir de manera confiable a un gran número de participantes y por proporcionar funciones esenciales como pantalla compartida, chat y grabación local de forma gratuita.

La plataforma existe como un software descargable para todos los dispositivos y también es accesible a través de un navegador web. Es importante tener en cuenta que Zoom ofrece solo 40 minutos de tiempo de reunión virtual en su plan gratuito y tres pizarras editables con un límite de 25 MB de almacenamiento en la nube en su plan Pro.

In 2020, cuando su uso se disparó, Zoom sufrió varias violaciones de seguridad, ya que los intrusos interrumpían constantemente las reuniones virtuales que se realizaban en la aplicación. Sin embargo, ha solucionado sus fallas implementando medidas de seguridad avanzadas como el cifrado de extremo a extremo (E2EE) para todos en la plataforma, incluidos los usuarios de la versión gratuita.

Teams

Propiedad de Microsoft, Teams se ha consolidado como una de las opciones favoritas para las empresas del sector educativo, gracias a sus atractivos precios y funciones.

Para las organizaciones con una fuerza laboral remota, Teams fomenta la colaboración al ofrecer sólidas funcionalidades de videoconferencia, audioconferencia y eventos virtuales. Una de sus características de reuniones virtuales más impresionantes es su "modo juntos", que utiliza inteligencia artificial para situar a los participantes en un espacio virtual compartido, como una sala de conferencias, una cafetería o un salón.

Teams ofrece hasta 60 minutos de tiempo de reunión virtual y 5 GB de almacenamiento en la nube en su plan gratuito.

Google Meet

Google Meet es popular por su simplicidad y sus generosas funciones gratuitas que permiten a los equipos tener reuniones virtuales durante períodos prolongados, compartir pantallas, usar 15 GB de almacenamiento en la nube y acceder a subtítulos en vivo durante las sesiones.

Su versión premium ofrece funciones más avanzadas como cancelación inteligente de ruido, opción de levantar la mano, salas de grupos de trabajo y transmisión en vivo a YouTube. También proporciona hasta 24 horas para reuniones grupales con un máximo de 100 participantes.

Cuando se trata de seguridad y cifrado, Google Meet lidera la lista con funciones de protección contra el abuso, cifrado en tránsito y en reposo, paneles de seguridad y más.

Google Meet se puede descargar en dispositivos móviles y es accesible como una aplicación web en computadoras de escritorio.

Around

Around es uno de los participantes más recientes en el sector. La aplicación llega con la visión de hacer que las videollamadas sean menos molestas y más productivas, al permitir que los trabajadores continúen con sus tareas diarias mientras se conectan y colaboran con sus compañeros de equipo a través de una videollamada.

Esto se logra recortando a los participantes en pequeños círculos que flotan en la pantalla, lo que les permite realizar sus tareas sin ser obstruidos por la videollamada. Su herramienta de cancelación de ruido hace posible que los participantes colaboren en el mismo espacio de trabajo sin ecos.

La versión web de Around tiene funciones limitadas en comparación con sus aplicaciones nativas. Además, su modo flotante puede resultar contraproducente cuando hay demasiadas personas flotando en la pantalla.

La plataforma se encuentra actualmente en fase beta y está disponible de forma gratuita. Sin embargo, el equipo confirma que los precios reales se darán a conocer este año.

La más interactiva: Gather

Gather se diferencia de las aplicaciones tradicionales porque está diseñada para ayudar a los equipos remotos a comunicarse y colaborar dentro y fuera de las reuniones virtuales. 

Las otras plataformas de reuniones virtuales convencionales ofrecen todas las funciones esenciales que normalmente cumplen con su cometido. Pero varios estudios han demostrado que los trabajadores están cansados de videollamadas largas y aburridas y de reuniones constantes que los dejan sintiéndose más fatigados y socialmente desconectados que nunca.

Gather soluciona este problema proporcionando un espacio virtual para que su equipo colabore. Este espacio de trabajo virtual en 2D está poblado de objetos y estructuras que simulan una oficina del mundo real.

En su esencia, los participantes se comunican y colaboran a través de videollamadas. Sin embargo, la plataforma lleva las reuniones virtuales un paso más allá al permitir a los usuarios crear y utilizar avatares animados dentro de la oficina de Gather. Esto crea esencialmente la sensación de estar conectado y trabajando en el mismo espacio con sus compañeros de equipo.

Gather es lo suficientemente flexible como para adaptarse a todos, ya sea un equipo de 50 o de 500 personas. Al igual que en las oficinas del mundo real, la plataforma permite a los avatares (el personal de la empresa) comunicarse en salas privadas, decorar sus espacios de trabajo, intercambiar ideas en una pizarra, compartir archivos e incluso jugar.

Esto hace que las reuniones virtuales y la colaboración sean más interactivas que nunca, lo que permite a los líderes construir mejores culturas de equipo remoto.

Gather tiene una versión gratuita para equipos pequeños (de hasta 25 personas), que ofrece acceso protegido por contraseña, mapas personalizables y objetos interactivos ilimitados.

Reúna a su equipo y pruebe una reunión en Gather hoy mismo

Las reuniones virtuales han llegado para quedarse. Y aunque han tenido sus altibajos (fatiga por Zoom, problemas técnicos, etc.), el sector de las reuniones virtuales ha seguido creciendo e innovando.

Plataformas como Gather existen para reinventar la forma en que se realizan las reuniones virtuales y las colaboraciones de equipos remotos en el mundo moderno. El objetivo final es ayudar a los equipos remotos a redescubrir la diversión en las videoconferencias y capacitar a los líderes para construir las mejores culturas de equipo remoto.