Los gerentes remotos a menudo sienten la carga de calendarios saturados y de la "fatiga de Zoom". No solo corres el riesgo de tener un sinfín de reuniones consecutivas a nivel personal, sino que también eres responsable de asegurar que tus subordinados directos tengan tiempo para ser productivos, creativos e innovadores con su trabajo.
Seamos honestos: no todas las reuniones son iguales. De hecho, el 92 % de los empleados considera que las reuniones son costosas e improductivas, según un estudio de Harvard Business Review.
Al mismo tiempo, especialmente cuando se gestiona un equipo remoto, es necesario crear oportunidades para que los colaboradores individuales se conecten entre sí para la generación e iteración de ideas. (¡Los silos rara vez dan como resultado las mejores ideas!)
Para ayudar a tu equipo remoto a encontrar el equilibrio adecuado, debes ser estratégico y selectivo con las reuniones virtuales que programas.
¿Qué reuniones fomentan realmente la productividad y la innovación?
Alerta de spoiler: ¡no son las reuniones diarias! 😉
Mientras contemplas el calendario de tu equipo y te preguntas qué reuniones comenzar, detener o continuar organizando, hay tres cosas que debes considerar.
Las reuniones más valiosas mejoran las relaciones interpersonales, dan lugar a conversaciones dinámicas y aumentan el acceso a la información fuera de tu equipo inmediato.
Estas tres cualidades se suman para crear un entorno de reunión donde se forman conexiones más profundas, las conversaciones pueden prosperar y las ideas realmente pueden cobrar impulso, ¡y por ESO vale la pena organizar una reunión!
Para ayudarte a renovar el calendario de tu equipo ahora mismo, aquí tienes tres reuniones basadas en evidencias que deberías organizar para mejorar la productividad y la innovación:
Encuentros de empleados junior + gerentes senior
Trabajo colaborativo (coworking) de equipo de formato abierto
Eventos sociales interdepartamentales
Profundizaremos en cada tipo de reunión para compartir la ciencia que hay detrás y ofrecer consejos para celebrar estas reuniones a distancia (incluso en oficinas virtuales en Gather).
1. Encuentros de empleados junior + gerentes senior
La mentoría de los empleados es fundamental para su éxito tanto en tu empresa como en su carrera profesional. Como gerente de personas, una de las mejores cosas que puedes hacer es asegurarte de que tus subordinados directos reciban mentoría de diversas fuentes en toda la organización.
Este estudio de la Harvard Business School demuestra que los encuentros informales virtuales (water coolers) entre empleados junior y senior pueden conducir a mejores resultados de rendimiento para los empleados más jóvenes.
La clave es que estas interacciones ocurran con una frecuencia regular y, si es posible, que los dos empleados coincidan demográficamente en términos de género y origen étnico. Los encuentros pueden realizarse en un entorno grupal o individual.
Esto les da a tus empleados junior la oportunidad de construir lazos fuertes con un miembro experimentado del equipo con el que puedan identificarse y que pueda ofrecerles ideas y consejos estratégicos. A su vez, esto les ayudará a subir de nivel y aportar estas nuevas perspectivas a su trabajo.
Buenas prácticas para estos encuentros
1. Organízalos con regularidad
Es común que las nuevas incorporaciones conozcan a los miembros senior de la organización durante su primera semana, y luego las oportunidades de conectar comienzan a disminuir rápidamente a medida que se adaptan a su función.
Combate este aislamiento programando de manera intencional un espacio cada mes o trimestre para que tus empleados se conecten con los líderes senior.
2. Ayuda a realizar emparejamientos demográficos
Ayuda a generar confianza en los empleados más jóvenes ver a alguien como ellos en un puesto de liderazgo senior. Estate atento a posibles emparejamientos y ayuda a coordinar las presentaciones de tus empleados junior.
3. "Sal de la oficina"
Cuando trabajan juntos en persona, puede ser agradable celebrar este tipo de encuentros fuera de los espacios de reunión habituales; ayuda a que todos se abran y bajen la guardia.
If you’re working in a virtual office on Gather, you have the option to go sit somewhere new. The digital environment gives you a natural icebreaker (“Thanks for joining me by the koi pond today!”) and serves as a nice way to ease into the conversation.
2. Trabajo colaborativo (coworking) de equipo de formato abierto
Según un estudio de la Universidad de Chicago, cuando las personas trabajan en el mismo lugar, experimentan más interacciones imprevistas que conducen a nuevas relaciones de trabajo y estimulan la innovación.
Una oficina virtual le da a tu equipo remoto un lugar para compartir, aunque trabajen separados.
Reserva un tiempo cada semana para el coworking de formato abierto. Al hacer que tu equipo se siente junto en línea con los micrófonos y las cámaras encendidos, se pueden generar conversaciones dinámicas y nuevas ideas sobre las que puedes actuar en el momento.
Buenas prácticas para el coworking de equipo virtual
1. Da el ejemplo
Como gerente del equipo, la forma en que abordes estas sesiones grupales de coworking marcará la pauta para todos los demás.
Por ejemplo, si empiezas a restar prioridad a estas reuniones, tu equipo también lo hará. Preséntate, estate presente y pon en marcha la conversación.
Disponte a compartir lo que tienes en mente y a buscar ideas del grupo. Al mostrarte vulnerable y pedir comentarios, abrirás la puerta para que otros hagan lo mismo, lo que hará que las ideas fluyan.
2. Fomenta que los micrófonos y las cámaras estén encendidos
Si todos se unen a la sesión de coworking pero mantienen su micrófono o cámara apagados, se perderá el propósito de poder mantener conversaciones espontáneas fácilmente.
Obviamente surgen cosas (¡alguien está almorzando! ¡el perro está ladrando!), pero en general, anima a todos a participar activamente en la sesión de coworking. Esto imitará mejor el coworking en la vida real y estimulará la conversación.
3. Deja que esto ocurra de forma natural en una oficina virtual
Los equipos que trabajan en oficinas virtuales en Gather ni siquiera tienen que programar estas sesiones de coworking de equipo, simplemente suceden.
Puedes ver a tus compañeros de equipo trabajando en sus escritorios digitales, lo que facilita saber quién está libre para intercambiar ideas y resolver problemas en el momento.
¿Necesitas que alguien más se una a la conversación? Es fácil hacerles una seña. O puedes sentarte en una mesa de coworking abierta, indicando al resto de tu equipo que estás libre para charlar mientras trabajas.
3. Eventos sociales interdepartamentales
Los eventos sociales pueden parecer "distracciones" o "demasiado divertidos" para ser incluidos en una lista de reuniones sobre el aumento de la productividad, pero escúchame bien:
Este estudio muestra que los trabajadores remotos corren el riesgo de quedar aislados en silos, con menos puentes hacia la información en toda la organización. Pasan más tiempo con colegas inmediatos (con quienes ya tienen lazos fuertes) y menos tiempo con personas con diferentes prioridades y perspectivas.
Para idear soluciones creativas y resolver problemas generales, tus empleados necesitan tener acceso a una variedad de personas en toda la organización, no solo en tu equipo.
Al brindarles oportunidades para entablar relaciones con personas de otros departamentos, estás aumentando sus conexiones con diferentes perspectivas, necesidades y opiniones sobre el negocio. Lo que, a su vez, les ayudará a generar ideas completas.
Buenas prácticas para eventos sociales interdepartamentales virtuales
1. Combina eventos grupales y eventos individuales
No importa mucho si planificas un evento para todo el equipo o coordinas charlas de café 1:1 entre los miembros de tu equipo y otro. Lo importante es asegurarse de que tus empleados hablen con personas con las que normalmente no interactúan, lo que puede ocurrir tanto en entornos grupales como individuales.
El mejor enfoque es coordinar con el gerente del otro equipo para ver qué funciona mejor para todas las partes. Los equipos pequeños pueden encontrar que las actividades grupales unen más, mientras que los equipos más grandes suelen preferir charlas de café individuales simplemente por cuestiones de programación.
2. Haz esto todo el tiempo en una oficina virtual
Nuevamente, si tu equipo trabaja en una sede virtual en Gather, es mucho más fácil compartir experiencias sociales con personas fuera de tu propio equipo porque puedes ver cuándo están libres.
Ejemplo de cliente:
Human-I-T, una empresa global, descubrió que Gather les permitió conocer a nuevas personas en toda la organización con las que nunca habían trabajado personalmente antes. Lo Terry, Gerente de Implementación de IA, compartió: "No me siento para nada diferente al poder acercarme a Gabe como CEO en comparación con acercarme a alguien que está en inventario porque todos somos personajes en una pantalla y nuestros escritorios están literalmente en un plano plano que puedes ver".
También puedes topar de forma natural con personas mientras te mueves por la oficina. Puedes saludar en el pasillo o pasar rápidamente por el escritorio de alguien después de una reunión.
Y, por supuesto, si aún deseas planificar una actividad virtual de integración de equipos con otro departamento, también puedes hacerlo. Recomendamos encarecidamente desafiar a otro equipo a una carrera en el Gather Grand Prix: ¡un poco de competencia contribuye en gran medida a construir esas relaciones!
Resumen
Las reuniones virtuales pueden ser agotadoras, pero cuando priorizas las correctas, también pueden ayudar a tus empleados a tener sus ideas más productivas, creativas e innovadoras.
La clave para celebrar estas valiosas reuniones es asegurarse de que:
Mejoren las relaciones (y no se enfoquen solo en el trabajo diario)
Den lugar a conversaciones dinámicas y no estructuradas
Aumenten las conexiones y el acceso a la información fuera de tu equipo directo
Esto te ayudará a organizar reuniones virtuales que aporten la energía emocionante y generadora de ideas que tu equipo necesita para ser productivo, creativo e innovador. ¡Y tus empleados te lo agradecerán!
Si estás mirando tu calendario preguntándote por dónde empezar, hay tres reuniones que está demostrado que merecen el tiempo de tu equipo:
Reuniones individuales 1:1 de gerente y subordinado directo
Sesiones de coworking de equipo de formato abierto
Eventos sociales interdepartamentales
Facilita estas interacciones celebrándolas en tu oficina virtual en Gather. Comienza creando tu primera oficina.
