Gerentes remotos muitas vezes sentem o peso de agendas lotadas e da "fadiga do Zoom". Não só você corre pessoalmente o risco de participar de reuniões intermináveis em sequência, como também é responsável por garantir que seus liderados tenham tempo para ser produtivos, criativos e inovadores em seu trabalho.
Vamos ser sinceros – nem todas as reuniões são iguais. Na verdade, 92% dos funcionários consideram as reuniões caras e improdutivas, de acordo com um estudo da Harvard Business Review.
Ao mesmo tempo, especialmente ao gerenciar uma equipe remota, você precisa criar oportunidades para que colaboradores individuais se conectem uns com os outros para gerar e refinar ideias. (Silos raramente resultam nas melhores ideias!)
Para ajudar sua equipe remota a encontrar o equilíbrio certo, você precisa ser estratégico e criterioso quanto às reuniões virtuais que agenda.
Quais reuniões realmente estimulam produtividade & inovação?
Spoiler: não são as reuniões diárias! 😉
Enquanto você analisa a agenda da sua equipe e se pergunta quais reuniões começar/parar/continuar fazendo, há três coisas que você deve considerar.
As reuniões mais valiosas fortalecem as relações interpessoais, levam a conversas dinâmicas e aumentam o acesso a informações fora da sua equipe imediata.
Esses três pontos se somam para criar um ambiente de reunião em que conexões mais profundas se formam, as conversas prosperam e as ideias realmente ganham força – e ISSO já vale uma reunião!
Para ajudar você a reorganizar a agenda da sua equipe agora mesmo, aqui estão três reuniões baseadas em evidências que você deve promover para melhorar a produtividade e a inovação:
Encontros entre funcionário júnior e gerente sênior
Co-working em equipe sem pauta fixa
Confraternizações entre departamentos
Vamos detalhar cada tipo de reunião para compartilhar a ciência por trás delas e oferecer dicas para realizá-las remotamente (inclusive em escritórios virtuais no Gather).
1. Encontros entre funcionário júnior e gerente sênior
Orientar os funcionários é fundamental para o sucesso deles tanto na sua empresa quanto na carreira. Como gestor de pessoas, uma das melhores coisas que você pode fazer é garantir que seus liderados recebam mentoria de várias fontes em toda a organização.
Este estudo da Harvard Business School apresenta evidências de que os "water coolers" virtuais entre funcionários juniores e seniores podem levar a melhores resultados de desempenho para os mais jovens.
O segredo é que essas interações aconteçam com uma cadência regular e, se possível, que os dois funcionários compartilhem uma correspondência demográfica em termos de gênero e etnia. Os encontros podem acontecer em grupo ou em um ambiente individual.
Isso dá aos seus funcionários juniores a chance de criar laços fortes com um membro experiente da equipe com quem se identifiquem e que possa oferecer insights estratégicos e conselhos. Em troca, isso os ajudará a evoluir e levar essas novas perspectivas de volta ao trabalho.
Melhores práticas para esses encontros
1. Realize-os regularmente
É comum que novos contratados conheçam membros sêniores da organização durante a primeira semana e, depois, as oportunidades de conexão diminuam rapidamente à medida que eles se adaptam ao cargo.
Combata esse isolamento reservando intencionalmente um tempo todo mês ou trimestre para que seus funcionários se conectem com líderes seniores.
2. Ajude a fazer combinações demográficas
Ajuda a aumentar a confiança dos funcionários mais jovens ver alguém como eles em uma posição de liderança sênior. Fique atento a possíveis pares e ajude a coordenar as introduções para seus funcionários juniores.
3. “Saia do escritório”
Quando vocês trabalham juntos presencialmente, encontros assim podem ser ótimos em um lugar diferente dos espaços típicos de reunião – isso ajuda todo mundo a se abrir e relaxar.
Se você estiver trabalhando em um escritório virtual no Gather, você pode escolher se sentar em um lugar novo. O ambiente digital oferece um quebra-gelo natural (“Obrigado por se juntar a mim hoje perto do lago dos carpas!”) e é uma ótima forma de começar a conversa.
2. Co-working em equipe sem pauta fixa
Segundo um estudo da Universidade de Chicago, quando as pessoas trabalham no mesmo local, elas têm mais interações não planejadas que levam a novos relacionamentos profissionais e impulsionam a inovação.
Um escritório virtual oferece à sua equipe remota um local para compartilhar, mesmo trabalhando à distância.
Reserve um tempo toda semana para co-working sem pauta fixa. Ao fazer sua equipe se sentar junta online com microfones e câmeras ligados, isso pode gerar conversas dinâmicas e novas ideias que vocês podem colocar em prática na hora.
Melhores práticas para o co-working virtual da equipe
1. Dê o exemplo
Como gestor da equipe, a forma como você aborda essas sessões de co-working em grupo definirá o tom para todos os outros.
Por exemplo, se você começar a deixar essas reuniões em segundo plano, sua equipe também fará o mesmo. Apareça, esteja presente e puxe a conversa.
Esteja disposto a compartilhar o que está em sua cabeça e buscar ideias do grupo. Ao ser vulnerável e pedir feedback, você abre espaço para que os outros façam o mesmo – e isso vai fazer as ideias fluírem.
2. Incentive o uso de microfones e câmeras
Se todo mundo entrar na sessão de co-working, mas mantiver o microfone ou a câmera desligados, isso vai anular o propósito de conseguir conversar espontaneamente com facilidade.
Claro que imprevistos acontecem (alguém está almoçando! O cachorro está latindo!), mas, em geral, incentive todo mundo a participar ativamente da sessão de co-working. Isso vai simular melhor o co-working da vida real e estimular a conversa.
3. Deixe isso acontecer naturalmente em um escritório virtual
Equipes que trabalham em escritórios virtuais no Gather nem precisam agendar essas sessões de co-working - elas simplesmente acontecem.
Você pode ver seus colegas trabalhando em suas mesas digitais, o que facilita saber quem está livre para trocar ideias e resolver problemas no momento.
Precisa que mais alguém entre na conversa? É fácil chamá-lo para perto. Ou você pode se sentar em uma mesa de co-working livre, sinalizando ao restante da equipe que você está disponível para conversar enquanto trabalha.
3. Confraternizações entre departamentos
As confraternizações podem parecer “distrações” ou “diversão demais” para entrar numa lista de reuniões sobre aumento de produtividade, mas me escute:
Este estudo mostra que os trabalhadores remotos correm o risco de ficar isolados, com menos pontes de informação entre as áreas da organização. Eles passam mais tempo com colegas imediatos (com quem já têm laços fortes) e menos tempo com pessoas com prioridades e perspectivas diferentes.
Para chegar a soluções criativas e resolver problemas mais amplos, seus funcionários precisam ter acesso a uma variedade de pessoas em toda a organização – não apenas à sua equipe.
Ao dar a eles oportunidades de criar relacionamentos com pessoas de outros departamentos, você aumenta as conexões com diferentes perspectivas, necessidades e opiniões sobre o negócio. O que, por sua vez, vai ajudá-los a gerar ideias mais completas.
Melhores práticas para confraternizações virtuais entre departamentos
1. Alterne entre eventos em grupo e eventos individuais
Não importa muito se você planeja um evento para a equipe toda ou organiza cafés 1:1 entre membros da sua equipe e de outra. O importante é garantir que seus funcionários conversem com pessoas com quem normalmente não interagem, algo que pode acontecer tanto em grupo quanto individualmente.
A melhor abordagem é combinar com o gerente da outra equipe para ver o que funciona melhor para todos. Equipes menores podem achar atividades em grupo mais integradoras, enquanto equipes maiores tendem a preferir cafés individuais simplesmente por questões de agenda.
2. Faça isso o tempo todo em um escritório virtual
Novamente, se sua equipe estiver trabalhando em uma sede virtual no Gather, fica muito mais fácil compartilhar experiências sociais com pessoas de fora da própria equipe, porque você consegue ver quando elas estão livres.
Exemplo de cliente:
Human-I-T, uma empresa global, descobriu que o Gather lhes permitiu conhecer novas pessoas em toda a organização com quem nunca haviam trabalhado pessoalmente antes. Lo Terry, gerente de implementação de IA, compartilhou, "Não sinto nenhuma diferença em poder ir falar com Gabe como CEO em vez de falar com alguém do estoque, porque somos todos personagens em uma tela e nossas mesas estão literalmente em um plano bidimensional que você pode ver."
Você também pode encontrar pessoas casualmente enquanto circula pelo escritório. Você pode dizer oi no corredor ou dar uma passada rápida na mesa de alguém após uma reunião.
E, claro, se ainda quiser planejar uma atividade virtual de integração da equipe com outra área, você também pode fazer isso. Recomendamos muito desafiar outra equipe para uma corrida no Gather Grand Prix – uma pitada de competição ajuda muito a construir esses relacionamentos!
Resumo
Reuniões virtuais podem ser cansativas, mas, quando você prioriza as certas, elas também podem ajudar seus funcionários a ter suas ideias mais produtivas, criativas e inovadoras.
O segredo para conduzir essas reuniões valiosas é garantir que elas:
Melhorem os relacionamentos (e não foquem apenas no trabalho do dia a dia)
Levem a conversas dinâmicas e sem roteiro
Aumentem as conexões e o acesso a informações fora da sua equipe direta
Isso vai ajudar você a conduzir reuniões virtuais que contribuam com a energia empolgante e geradora de ideias de que sua equipe precisa para ser produtiva, criativa e inovadora. E seus funcionários vão agradecer!
Se você está olhando para a agenda e se perguntando por onde começar, há três reuniões que já provaram merecer o tempo da sua equipe:
Reuniões individuais entre gestor e liderado
Sessões de co-working em equipe sem pauta fixa
Confraternizações entre departamentos
Facilite essas interações realizando-as no seu escritório virtual no Gather. Comece criando seu primeiro escritório.
