Durante los últimos años, los empleados remotos han tenido dos opciones principales para comunicarse entre sí:
Enviar comunicación escrita, como mensajes de Slack o correos electrónicos
Programar una reunión para hablar en una videollamada o llamada de voz
A diferencia de trabajar en una oficina física o virtual donde simplemente puedes acercarte a alguien para hacerle una pregunta, los empleados remotos aislados a menudo se ven obligados a programar reuniones entre sí para comunicarse verbalmente en tiempo real.
Con todos en tantas reuniones, la pregunta es: ¿Cómo evitar la fatiga por reuniones y mantener a tu equipo con energía y comprometido con su trabajo?
¡Te apoyamos, estamos aquí para ayudarte!
Antes de que puedas realizar videoreuniones más atractivas, es importante comprender qué es lo que no está funcionando para que puedas concentrarte en las soluciones adecuadas.
Comencemos por explorar las razones que hacen que las reuniones sean tan agotadoras en primer lugar, y luego brindemos consejos para evitar estos problemas en algunos de los tipos más comunes de videoreuniones que realizan las empresas emergentes (startups) remotas.
¡Comencemos!
Por qué los empleados remotos se agotan con las videollamadas
Un estudio de 2021 realizado por Virtira Consulting reveló que casi la mitad de las personas que trabajan de forma remota (49%) reportaron cierto nivel de agotamiento como resultado de estar frente a las cámaras web durante largas horas. Increíble.
Estamos seguros de que sabes que cuando los empleados están agotados, todo está en riesgo: su productividad, creatividad, colaboración y satisfacción laboral.
Entonces, ¿por qué son tan agotadoras las reuniones virtuales? Aquí hay cinco razones comunes:
Mala preparación de la reunión
Demasiadas reuniones
Aburrirse de la cuadrícula de video
Herramientas de colaboración poco prácticas
Sentirse aislado cuando termina la reunión
Mala preparación de la reunión
Problema: Cuando los asistentes carecen de contexto o de pautas sobre cómo deben interactuar en la reunión, no es fácil sentirse seguro al contribuir. Esto es aún más cierto en entornos remotos, porque existe el paso adicional de tener que reactivar el micrófono para hablar o la incomodidad de interrumpir a alguien para "hacerse cargo" de la reunión.
Solución: Necesitas una mejor preparación de las reuniones. Esto incluye agendas detalladas, envío de información pertinente con anticipación y una planificación previa y cuidadosa.
Demasiadas reuniones
Problema: Los equipos remotos se ven obligados a depender de las reuniones para comunicarse en tiempo real, incluso para charlas rápidas que en realidad no necesitan ser una conversación programada. Esto llena los calendarios, quita tiempo de concentración y requiere logística para algo que debía ser rápido. ¡Nadie tiene tiempo para eso!
Solución: Necesitas una mejor gestión del tiempo del equipo. Evalúa todas las reuniones en las que participas tú y tu equipo. ¿Realmente las necesitan todas? ¿Están programadas en horarios poco productivos? Revisa el calendario y mira qué puedes eliminar. No seas tímido, siempre puedes volver a agregar algo más tarde.
Aburrirse de la cuadrícula de video
Problema: Especialmente para los gerentes que suelen tener llamadas consecutivas durante todo el día, la cuadrícula de video puede empezar a resultar muy aburrida. La gente se cansa de mirar la misma pantalla todo el día, todos los días.
Solución: Encuentra formas de hacer que las reuniones virtuales sean interesantes. El software de la aplicación de reuniones que utiliza tu equipo puede ser de gran ayuda en este sentido; hablaremos más sobre eso en la siguiente sección.
Herramientas de colaboración poco prácticas
Problema: Las reuniones virtuales requieren compartir pantalla, notas compartidas, pizarras en tiempo real y una variedad de otras herramientas de colaboración. Si no funcionan o no están integradas en tu aplicación de reuniones, la reunión se vuelve más difícil de lo necesario. Esto realmente interrumpe la productividad.
Solución: Elige herramientas y métodos de colaboración confiables. Nuevamente, el software (y cómo lo usas) juega un papel importante en esto.
Sentirse aislado cuando termina la reunión
Problema: Una vez que se cierra la cuadrícula de video, es difícil sentirse conectado con tu equipo. Esto puede causar sentimientos de aislamiento, que se multiplican especialmente después de reuniones que bajan la moral. (Como anunciar una reestructuración de equipo disruptiva o la salida de un compañero).
Solución: Necesitas conectarte con tu equipo fuera de las reuniones. Las conversaciones e interacciones espontáneas pueden construir mejores relaciones y ayudar a alguien a sentirse verdaderamente parte del equipo remoto.
¿Te sientes agotado solo de pensar en cómo resolver estos problemas de fatiga por reuniones? Te entendemos. Hay cambios sencillos que puedes empezar a hacer hoy mismo para recuperar el tiempo de tu equipo y ayudar a prevenir el agotamiento.
Primero, tenemos que hablar rápidamente sobre el software, porque sí marca la diferencia en las opciones que tienes para mejorar la colaboración del equipo remoto en las reuniones.
Tipos de aplicaciones para reuniones virtuales
Probablemente estés familiarizado con las opciones estándar como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams.
Si bien todas estas funcionan para el uso literal de las videoconferencias, dejan mucho que desear en términos de compromiso, especialmente para los equipos totalmente remotos que dependen de las reuniones virtuales para la comunicación diaria.
En su lugar, las startups remotas y los equipos innovadores del mañana están recurriendo a herramientas interactivas como Gather.
Gather ayuda a los equipos remotos a construir Espacios digitales que hacen que las interacciones virtuales sean más humanas. Desde colaborar en reuniones hasta pasar por el escritorio digital de alguien para saludar, Gather aporta autenticidad, espontaneidad y una colaboración centrada en las personas a los equipos distribuidos. Genial, ¿verdad?
Ahora, obviamente somos un poco sesgados y creemos que herramientas como Gather pueden ayudar a tu equipo a organizar mejores reuniones virtuales y, en última instancia, ¡construir una cultura remota más sólida! Créenos, usamos la herramienta todos los días para trabajar juntos sin importar la distancia.
A medida que analicemos las soluciones para los problemas más comunes de las reuniones, incluiremos consejos que puedes implementar si todavía usas software tradicional como Zoom, y luego compartiremos consejos específicos de Gather si estás listo para llevar el compromiso al siguiente nivel.
¿Buscas una comparación completa de aplicaciones de reuniones? Consulta nuestra lista de las cinco mejores o las mejores alternativas a Zoom.
Tipos de reuniones comunes y cómo mantenerlas atractivas
In esta sección, exploraremos cinco tipos diferentes de reuniones y analizaremos cómo evitar los cinco problemas más comunes para cada una.
Aquí están los cinco tipos de reuniones que exploraremos:
1 a 1 (1:1s)
Reuniones de sincronización recurrentes o de estado
Lluvia de ideas o debates
Asambleas generales de toda la empresa o All Hands
Trabajo conjunto (Coworking)
1 a 1 virtuales
Las reuniones 1 a 1 a menudo se llevan a cabo entre un gerente y un colaborador directo o colaboradores interdisciplinarios importantes. Aunque a veces la conversación se centra en proyectos y el trabajo del día a día, a menudo las reuniones 1 a 1 son un espacio para la retroalimentación (positiva y negativa), las evaluaciones de desempeño y la discusión de metas profesionales.
Debido a la naturaleza personal de estas llamadas, es fundamental prepararse para ellas con anticipación para garantizar que ambas partes terminen sintiéndose bien (o al menos de acuerdo sobre los siguientes pasos).
Cómo prepararse
Colabora en la agenda con el otro miembro de la reunión 1 a 1 con anticipación, y luego envíala para revisión al menos 30 minutos antes de la reunión. Esto asegurará que ambas personas sepan qué esperar de la conversación y puedan prepararse en consecuencia.
Para usuarios de Gather:
Puedes incrustar enlaces en objetos. Así que una vez definida la agenda, podrías colocarla en el escritorio de tu compañero de equipo para que la revise antes de la llamada.
La ventaja de esto sobre compartirlo en Slack o por correo electrónico es que lo encontrarán sin tener que navegar primero por un mar de otras notificaciones. También puede agregar un pequeño toque de alegría al momento. Por ejemplo, ¡dejar una nota de retroalimentación positiva en el escritorio virtual de alguien es una sorpresa divertida para encontrar al regresar!
Consejos de programación
Recibir comentarios negativos a primera hora de la mañana es una forma garantizada de aplastar la productividad durante el resto del día. Al programar un 1 a 1, ten en cuenta la conversación que debes tener y el momento de la misma.
También recomendamos revisar el calendario de la persona con la que te vas a reunir. Si asiste al 1 a 1 justo después de otras cinco llamadas seguidas, puedes adivinar que estará agotada. ¡Ahórrense el problema y elijan una hora diferente!
Para usuarios de Gather:
Cuando trabajas en una oficina de Gather, verás a los avatares de tus compañeros de trabajo moverse a lo largo del día. Tendrás una idea de quién ha estado en reuniones todo el día frente a quién ha tenido tiempo para concentrarse, y podrás ajustar en consecuencia.
Gather devuelve la visibilidad de la dinámica de equipo a los trabajadores remotos, sin tener que revisar manualmente los calendarios de todos ni vigilar Slack para tener una idea de qué tan ocupado está alguien.
Mantenlo interesante
Las reuniones 1 a 1 son una gran oportunidad para conectar con tus colaboradores directos como personas. En lugar de sumergirte directamente en la agenda, tómate un tiempo al principio para crear lazos y conocerse.
Una conversación informal o un juego rápido en línea funcionan bien. También podrías considerar "salir de la oficina" apagando sus cámaras e incluso dando un paseo mientras hablan. Especialmente si alguno de los dos ha estado en otras reuniones a lo largo del día, ¡caminar puede ayudar a recuperar el nivel de energía!
Para usuarios de Gather:
Reunirse en Gather te da automáticamente la oportunidad de caminar por una oficina virtual para cambiar de ubicación. (¡Y es sorprendente cómo incluso mirar una parte diferente de una oficina digital puede hacer que se sienta "nueva"!).
También hay juegos integrados y formas de interactuar con el Espacio, que sirven como excelentes actividades para romper el hielo antes de iniciar la llamada.
Consejos de colaboración
El objetivo principal de cualquier 1 a 1 es que tanto el gerente como el colaborador directo terminen de acuerdo. Si alguien no tiene claro el comentario recibido o los resultados de rendimiento esperados, solo conducirá a una mayor confusión en el futuro.
La mejor manera de evitar esto durante la reunión es tomar notas compartidas, para que todos sepan exactamente qué se espera. Esto ayuda a documentar la conversación en tiempo real, de modo que también tengas algo a lo que hacer referencia más adelante.
Para usuarios de Gather:
Como en cualquier otra aplicación de reunión virtual, siempre puedes abrir un Google Doc y compartir tu pantalla mientras tomas notas.
También podrías usar una pizarra (Whiteboard) en Gather, que te brinda un espacio compartido para escribir o dibujar juntos. Puedes descargar las notas o dejarlas para volver a consultarlas en el Espacio más tarde.
(Solo no olvides "limpiarla" si estás discutiendo algo confidencial; de lo contrario, cualquiera podría acercarse y ver tus notas, al igual que en una pizarra real).
Cómo conectarse fuera del 1 a 1
Las reuniones 1 a 1 con conversaciones difíciles pueden dejar a los empleados remotos sintiéndose... raros. En la medida de lo posible, intenta mantenerte accesible durante el resto del día a través de Slack e intenta mantener tu calendario abierto para conversaciones de seguimiento.
También puedes considerar comunicarte de manera proactiva solo para ver cómo están. Este contacto rápido puede ser de gran ayuda para disminuir cualquier sentimiento de aislamiento o soledad que aparezca después de terminar la llamada.
Para usuarios de Gather:
Tendrán la oportunidad de caminar de regreso a sus escritorios juntos, o al menos verse en la oficina virtual el resto del día.
Esto también puede darte una idea de cómo se siente alguien. ¿Se unieron a sus amigos en el lugar de coworking como de costumbre, o permanecieron aislados en su escritorio el resto del día?
Durante mucho tiempo, los gerentes remotos no han tenido este tipo de información, pero Gather devuelve la visibilidad de cómo le va a tu equipo.
Reuniones de sincronización recurrentes o de estado virtuales
Estas reuniones suelen realizarse con un grupo pequeño, ya sea un equipo dentro de la organización o, a veces, un grupo interdisciplinario que trabaja en un proyecto en conjunto. Las sincronizaciones suelen ocurrir con una frecuencia regular con una agenda habitual, como un control de estado diario o una revisión de progreso quincenal.
La repetición puede aumentar la productividad porque los asistentes a la reunión saben exactamente lo que se espera de ellos, pero esto también puede hacer que estas reuniones se sientan monótonas y poco inspiradoras. Las sincronizaciones suelen ser de las primeras reuniones en ser criticadas con un "Esto podría haber sido un correo electrónico", por lo que tu trabajo es asegurarte de que aporten valor a todos los asistentes.
Cómo prepararse
Sé muy específico sobre la información que deseas que se comparta durante una sincronización. Por ejemplo, para una reunión de equipo semanal, podrías pedirle a cada persona que comparta:
1-3 prioridades para la semana
1 cosa en la que están bloqueados o con la que necesitan ayuda
1 aprendizaje o logro de la semana pasada
Tener un formato estructurado facilita la preparación para todos, garantiza que ninguna persona consuma demasiado tiempo de la reunión y les da a todos la oportunidad de hablar.
Para usuarios de Gather:
Usa tu Espacio para fomentar la estructura de la reunión de sincronización de una manera más atractiva. Por ejemplo, compartan actualizaciones según la silla en la que estén sentados alrededor de la mesa (por ejemplo, en el sentido de las agujas del reloj). O podrías construir un Espacio de sincronización dedicado y personalizado.
Una idea: coloca tres alfombras en el suelo: una verde, una amarilla y una roja. Haz que los asistentes a la sincronización se paren sobre cada una para comunicar cómo se sienten sobre el progreso de esta semana.
Verde = Bien, encaminado
Amarillo = Aceptable, en progreso
Rojo = Preocupado, bloqueado
Si todo tu grupo se para en la alfombra roja, ni siquiera necesitas escuchar sus actualizaciones para saber que las cosas están fuera de camino. Agrega una excelente señal visual además de las actualizaciones verbales o escritas.
Consejos de programación
Las sincronizaciones suelen ocurrir con una frecuencia acordada, por lo que lo más fácil es configurar un evento de calendario recurrente para no tener que programar manualmente estas llamadas cada vez.
Intenta encontrar un horario en el que todos puedan asistir sin tener que reprogramar otras llamadas ni interrumpir el tiempo de concentración. Las mañanas, el final del día o justo antes o después del almuerzo suelen ser buenos momentos para reuniones recurrentes.
Para usuarios de Gather:
Algunos equipos usan las sincronizaciones principalmente para tener tiempo cara a cara con todos los miembros del equipo, cuando en realidad... las actualizaciones podrían ser un correo electrónico.
Gather es fantástico porque facilita la comunicación informal con tu equipo. Debido a que pueden trabajar juntos en coworking, acercarse a los escritorios de las personas o simplemente ver a todos moverse por la oficina virtual, es posible que descubras que puedes cambiar por completo a sincronizaciones escritas digitalmente sin dejar de sentirte conectado con el equipo.
¡A todo el mundo le encanta el héroe del equipo que es capaz de eliminar una reunión del calendario!
Mantenlo interesante
Una forma sencilla de romper la monotonía de las sincronizaciones recurrentes es agregar un juego de 5 minutos al principio. Aprenderás más sobre tus compañeros de trabajo, activarás el pensamiento creativo y ayudarás a que todos entren en confianza para la conversación.
Para usuarios de Gather:
Usa tu oficina virtual para facilitar una dinámica rompehielos. Mira este ejemplo de una sala de "Rosa, Capullo, Espina", por ejemplo.
La dinámica rompehielos "Rosa, Capullo, Espina" (Rose, Bud, Thorn) es una forma creativa de reflexionar con tu equipo y compartir lo que tienes en mente, basándose en las sugerencias visuales.
A medida que avanzan de una sala a otra, así es como sonaría su discusión:
Rosa (Rose): ¿Qué fue hermoso o qué salió bien? ¿Qué te entusiasma o de qué te sientes orgulloso?
Capullo (Bud): ¿Qué florecerá pronto o qué hay en el horizonte? ¿Qué es algo que se aproxima y que esperas con ansias?
Espina (Thorn): ¿Qué te duele en este momento o qué es difícil para ti? ¿Y cómo podemos ayudarte los demás?
Consejos de colaboración
Con las sincronizaciones, es fácil que cada uno dé su propia actualización y se desconecte un poco mientras los demás hablan. Para evitar esto, utiliza un apoyo visual (como un Google Doc o Slides compartido) sobre el que la gente pueda comentar y consultar antes y después de la reunión.
Para usuarios de Gather:
Gather permite que varias personas compartan su pantalla al mismo tiempo. Es una forma fácil para que cualquiera comparta información adicional sin interrumpir el flujo general de la sincronización.
Cómo conectarse fuera de la sincronización
Fuera de las reuniones, es común que el grupo que realiza la sincronización tenga un canal de Slack correspondiente, un proyecto de Asana, una base de datos de Notion, etc.
Esto te brinda otros puntos de contacto para llegar a tu equipo en las otras herramientas que usas a lo largo del día.
Para usuarios de Gather:
¿Alguna vez has llegado al final de una llamada grupal de Zoom, solo para decirle a una sola persona: "Oye, ¿tienes un minuto para quedarte?"?
Gather te permite seguir hablando de forma natural cuando termina la sincronización. Ya sea que estén paseando juntos por la oficina o caminando hacia el escritorio de alguien, las conversaciones de seguimiento no requieren una segunda reunión ni extender la llamada original.
Lluvia de ideas o debates virtuales
Las reuniones de lluvia de ideas y basadas en debates son similares a las de sincronización en el sentido de que suelen involucrar a un grupo, pero normalmente el tema es diferente cada vez, lo que las hace naturalmente un poco más interesantes.
Lo mejor que puedes hacer para estas llamadas es proporcionar la mayor cantidad de información posible antes de la llamada, para que todos estén preparados para participar.
Cómo prepararse
Documenta todo lo que puedas sobre el tema (¿Cuál es el problema a resolver? ¿Qué se ha hecho en el pasado? ¿Cuál es el objetivo?) y envía esta información a los asistentes a la reunión con al menos un día de anticipación.
Si presentas nueva información por primera vez durante una lluvia de ideas, es probable que debas programar una llamada de seguimiento para que las personas tengan tiempo de procesar y sugerir ideas en las que crean.
Para usuarios de Gather:
Una vez que hayas creado el resumen del proyecto, déjalo en los escritorios de Gather (a través de un objeto con un enlace incrustado) un día antes de la reunión. También puedes dejarlo en la sala de reuniones que utilizarán, lo que permitirá a las personas acercarse a él y dedicar algo de tiempo a la preparación.
Consejos de programación
Programa tu debate con anticipación para darles a todos el tiempo suficiente para revisar el contexto que has preparado, hacer su propia investigación y completar sus tareas semanales habituales.
Y no lo fuerces. Si todos se están preparando para un gran lanzamiento el miércoles, no programes una lluvia de ideas para un nuevo proyecto el martes; espera a más adelante en la semana, cuando el lanzamiento se haya completado.
Para usuarios de Gather:
¿No has visto a tus compañeros de equipo en sus escritorios digitales en todo el día porque han estado corriendo de una sala de conferencias virtual a otra? Gather te brinda visibilidad de lo que está haciendo tu equipo, de modo que puedes tomar decisiones estratégicas de programación (como mover una lluvia de ideas si está claro que nadie ha tenido el tiempo de preparación adecuado).
Mantenlo interesante
Inicia esta reunión con un ejercicio creativo. Esto ayudará a dinamizar a tus asistentes y creará un entorno en el que todos se sientan cómodos compartiendo ideas. Después de todo, ya sea que estés haciendo una lluvia de ideas o tratando de tomar una decisión, quieres asegurarte de que todos tengan la capacidad de expresar su opinión (incluso si son respuestas tontas a una dinámica rompehielos al inicio).
Para usuarios de Gather:
Una vez más, aprovecha el Espacio virtual a tu favor. Un ejercicio divertido para este escenario es facilitar un debate. Por ejemplo, si tienes seis personas en tu reunión, podrías sentarte en una mesa con tres sillas rojas y tres sillas azules. Todos los que están en las sillas rojas tienen que argumentar A FAVOR de una idea, mientras que todos los que están en las azules argumentan EN CONTRA.
Cuando vuelves a agregar el elemento del espacio "físico" a tus reuniones virtuales, tienes muchas más opciones para facilitar debates y ejercicios creativos.
Consejos de colaboración
¡Idealmente, esta reunión irá tan bien que la gente compartirá ideas a diestra y siniestra! Para asegurarte de documentar todo lo que discutan, querrás designar a alguien para que tome notas e incluso puedes considerar grabar la reunión.
Para usuarios de Gather:
Uno de los objetos integrados en Gather es un temporizador Pomodoro. (¡Funciona con la tecnología de Cuckoo, y parece un pájaro!). Este objeto es útil para poner un límite de tiempo a tu lluvia de ideas o debate, para asegurarte de ahorrar tiempo al final para discutir los siguientes pasos.
Cómo conectarse fuera de la lluvia de ideas
Los equipos remotos a menudo salen de una lluvia de ideas o discusión sintiéndose inspirados y conectados. Intenta mantener ese flujo de energía haciendo un seguimiento en Slack o compartiendo los resultados de lo que se decidió.
Para usuarios de Gather:
A veces no necesitas una reunión dedicada para una lluvia de ideas o discusión completa, sino que simplemente te gustaría contrastar ideas con alguien más.
Los equipos en Gather a menudo crean un espacio de coworking. Piensa en ello como el área de café o el comedor: un espacio donde el avatar de cualquiera puede sentarse y charlar con otros. Estos espacios son perfectos para estas lluvias de ideas informales, especialmente con personas fuera de tu equipo inmediato.
Asamblea general o All Hands virtual
Estos eventos de toda la empresa suelen ser presentados por el liderazgo o la alta gerencia para mantener a toda la empresa al día sobre proyectos, resultados y cambios estratégicos.
A menudo hay pocos oradores en relación con el tamaño de la videollamada, lo que puede dificultar la interacción de los participantes entre sí. Y debido a que aquí es donde se suelen anunciar las "grandes" actualizaciones de la empresa, el sentimiento de aislamiento cuando termina la asamblea es un gran riesgo.
Cómo prepararse
Involucra a tus gerentes intermedios. Ellos son la línea directa con los colaboradores individuales en toda la empresa, lo que les brinda una oportunidad única de reforzar la estrategia de toda la compañía o tranquilizar al equipo después de que se anuncien grandes cambios.
Mientras preparas la agenda para la reunión de All Hands, considera cómo puedes preparar también a tus gerentes para cualquier pregunta de seguimiento que puedan recibir de sus equipos.
Para usuarios de Gather:
Incrusta la agenda, las diapositivas o las grabaciones en el Espacio. Esto facilita que cualquier persona de la empresa las consulte más tarde o tenga un avance de lo que está por venir.
Consejos de programación
Una vez que encuentres un horario que funcione para tu All Hands, configura el evento de reunión recurrente y no lo cambies. La consistencia es clave aquí, para que los empleados sepan cuándo esperar la comunicación del equipo de liderazgo.
Y elige una frecuencia que aproveche al máximo este tiempo juntos. Debido a que todos tus empleados estarán allí, es una reunión costosa. ¡Haz que valga la pena!
Para usuarios de Gather:
Asegúrate de agregar el enlace a tu sala de asambleas al evento de reunión recurrente. Luego, todos los que hayan vinculado su calendario de Google a Gather podrán hacer clic en "Take me there" (Llévame allí) para dirigirse directamente a la reunión.
¡Esto ayudará a asegurar que los empleados nunca se pierdan esta reunión tan importante con el resto de la empresa!
Mantenlo interesante
Las reuniones de asamblea general no deben sentirse como conferencias. ¡Deja que la cultura de tu empresa brille! Muestra videos, comparte elogios de clientes y haz que varios miembros del equipo de liderazgo hablen para involucrar a los miembros de toda la empresa.
Para usuarios de Gather:
Reacciona en tiempo real más allá de publicar mensajes en el chat. Lanza confeti, empieza a bailar o choca esos cinco con tus compañeros de trabajo. Estos pequeños momentos de interacción los mantendrán más unidos durante un All Hands, incluso si sus micrófonos y cámaras están apagados.
Consejos de colaboración
Fomenta la participación de toda la empresa, incluso si solo tienes a unos pocos miembros del equipo de liderazgo presentando formalmente. Usa el chat para conversaciones secundarias y considera formas de involucrarte antes de que se lleve a cabo la asamblea (como nominar a compañeros de trabajo para un reconocimiento o enviar un "logro" para celebrar juntos).
Para usuarios de Gather:
¿Tienes documentos importantes a los que haces referencia durante tu All Hands? Incrústalos en objetos por todo el Espacio, para que todos puedan acceder a ellos fácilmente sin tener que buscar en Slack o en el chat.
Por ejemplo, nuestro propio equipo utiliza un formulario de Google para recopilar preguntas que se responden en una sección de preguntas y respuestas al final del All Hands. El formulario está incrustado en varios carteles a lo largo de nuestra sala dedicada de All Hands, lo que facilita consultarlo y hacer preguntas de verdad.
Cómo conectarse fuera del All Hands
Uno de los beneficios de una reunión regular de asamblea general es que los empleados tienen la oportunidad de ver a otras personas de la empresa fuera de aquellas con las que se reúnen habitualmente.
To promover este sentimiento fuera de una reunión de toda la empresa, considera crear una cultura en la que se anime a los empleados a conectarse con un miembro aleatorio de la empresa cada pocas semanas. (Donut para Slack se ha vuelto muy popular para esto).
Para usuarios de Gather:
¡Se acabó el aislamiento cuando termina el All Hands! Los empleados pueden seguir hablando en la sala de reuniones, caminar de regreso a sus escritorios juntos o simplemente saber que no están solos al ver los avatares de todos a su alrededor.
¿Compartieron noticias difíciles durante el All Hands? Gather también facilita que los gerentes o el liderazgo tengan "horas de atención" o tiempo en el que están disponibles para responder preguntas privadas después de una asamblea general.
Aunque técnicamente puedes hacer esto sin Gather, es mucho menos intimidante acercarse al escritorio de alguien cuando está sentado solo que enviar un mensaje de Slack a tu CEO pidiéndole programar 15 minutos de su tiempo.
Trabajo conjunto (Coworking) virtual
Estas reuniones son menos una reunión real y más una forma de sentirse conectado con tus compañeros de trabajo remotos. Inspiran la conversación interdisciplinaria, lo que puede conducir a mejores ideas y productividad para toda la organización.
Generalmente, para los equipos remotos, tienes que configurar una reunión para realizar una sesión de trabajo conjunto virtual. Sin embargo, si estás usando Gather, puedes hacerlo de forma natural en toda tu oficina virtual, sin necesidad de reuniones.
Cómo prepararse
En realidad, la única preparación requerida para las sesiones de trabajo conjunto es anunciar a los demás cuándo se realizarán y cómo pueden unirse.
Sin embargo, para que los demás las encuentren agradables y productivas, es posible que desees preparar algunas dinámicas para romper el hielo y mantener la conversación, o enfocar la sesión en torno a un tipo específico de trabajo para que todos estén trabajando en una tarea similar. (Por ejemplo, una sesión de trabajo conjunto para soporte al cliente, donde todos responden juntos a los correos electrónicos de los clientes).
Para usuarios de Gather:
Agrega un espacio de trabajo conjunto en tu oficina al que la gente pueda unirse en cualquier momento. Esto ayuda a eliminar la necesidad de preparar algo, ya que siempre está disponible como un servicio digital para usar.
Una mesa grande con muchas sillas funciona bien. Recomendamos colocarla en una ubicación central de tu oficina, para que sea fácil para todos ver cuándo hay otras personas allí.
Consejos de programación
No programes sesiones de trabajo conjunto durante las horas de reunión "pico". Después de todo, ¡querrás ese tiempo para lluvias de ideas más importantes y llamadas estructuradas! El trabajo conjunto es mejor en horarios más informales, como después del almuerzo o los viernes por la tarde.
Para usuarios de Gather:
Consideramos que lo mejor es tener dos tipos de espacios de trabajo conjunto en tu oficina: una zona tranquila y una zona social. Esto les da a las personas la opción de elegir en qué tipo de Espacio quieren trabajar en función de su carga de trabajo y sus necesidades de comunicación de cada día.
A los introvertidos les encantan especialmente las zonas tranquilas, porque es una forma de conectarse pacíficamente con los demás sin tanta presión por "hablar" todo el tiempo.
Mantenlo interesante
Las sesiones de trabajo conjunto suelen surgir de forma natural entre personas del mismo equipo. Para variar un poco, programa una con otro departamento, como Marketing y Ventas. Esto te da la oportunidad de construir relaciones interdisciplinarias más profundas.
Para usuarios de Gather:
Con los espacios de trabajo conjunto disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana en tu oficina de Gather, siempre existe la oportunidad de conectarte con alguien de tu equipo con quien normalmente no lo haces. ¡Es naturalmente emocionante!
Sin embargo, para asegurarte de que estas áreas se sientan extra especiales, considera diseñarlas de manera diferente al resto de tu oficina. Por ejemplo, puedes diseñar tu área de trabajo conjunto silenciosa para que parezca una biblioteca y tu área social para que parezca una playa. El entorno digital puede ayudar a reforzar el tipo de comportamiento que deseas.
Consejos de colaboración
Los elementos de colaboración más importantes para el trabajo conjunto virtual son asegurarse de que el audio, el video y el chat funcionen, para que puedas comunicarte con las personas con las que estás trabajando.
Para usuarios de Gather:
Este es otro gran momento para hacer uso del temporizador Pomodoro integrado. Si la charla del trabajo conjunto se está volviendo demasiado distractora, considera configurar un temporizador para un tiempo de trabajo concentrado para el grupo y luego tomar un descanso juntos cuando se acabe el tiempo.
Cómo conectarse fuera de las sesiones de trabajo conjunto
Aquí es donde entran en juego todas tus otras herramientas de trabajo: Slack, Google Docs, Notion, etc. Fuera de una sesión de trabajo conjunto, es probable que te comuniques con tu equipo en estas otras herramientas digitales. Tendrás una (pequeña) sensación de "trabajar juntos" a medida que veas que las notificaciones de actividad llenan tu bandeja de entrada.
Para usuarios de Gather:
Siente una sensación de presencia con tus compañeros de trabajo remotos cuando quieras, sin necesidad de reuniones, coworking o notificaciones.
Cuando mires tu oficina de Gather, verás a la gente moverse y hablar entre sí. Sin encender nunca tu video ni leer todos los mensajes que necesitas ponerte al día, sentirás una sensación de conexión con estas otras personas en todo el mundo que están trabajando en la misma misión de la empresa que tú.
Conclusión: SÍ es posible realizar reuniones atractivas para equipos remotos
Si bien siempre habrá momentos en los que querrás reunir a tu equipo distribuido en el mismo lugar (¡retiros trimestrales!, ¡reuniones anuales fuera de la oficina!), eso no significa que las reuniones tengan que ser una batalla aburrida el resto del año.
Si quieres evitar la fatiga por reuniones y mantener a tu equipo remoto feliz y comprometido, prioriza la creación de un entorno de reunión estimulante. Con estos consejos, volverás a involucrar a tus equipos en las videollamadas y realizarás reuniones más productivas.
Y si estás interesado en agregar una dimensión completamente nueva a la colaboración virtual, prueba una reunión en Gather hoy mismo.
