A fadiga de reuniões virtuais, também conhecida como "fadiga do Zoom," tornou-se um tópico amplamente discutido no trabalho remoto, com mais funcionários relatando cansaço por causa das videoconferências.

Um relatório da Metrigy revelou que 82% das organizações usam videoconferências para todas ou a maioria de suas reuniões. Para mostrar ainda mais o quanto as reuniões virtuais evoluíram, a Gartner projeta que apenas 25% das reuniões de negócios ocorrerão fisicamente até 2024.

Com a previsão de que as reuniões virtuais continuarão em alta nos próximos anos, tornou-se mais crucial para os líderes enfrentarem a realidade da fadiga nas reuniões virtuais e trazerem uma solução duradoura.

Este guia discutirá o que é fadiga de reuniões virtuais, suas causas e algumas soluções comprovadas que você pode implementar para realizar melhores reuniões por vídeo.

O que é fadiga de reuniões virtuais e por que você deve se importar?

Fadiga de reuniões virtuais, também conhecida como fadiga do Zoom, é a sensação geral de esgotamento e exaustão mental resultante do envolvimento prolongado em reuniões virtuais.

‍Um estudo de 2021 da Virtira Consulting revelou que quase metade dos indivíduos trabalhando remotamente (49%) relatou algum nível de esgotamento como resultado de estarem em webcams por longas horas. Quando consideramos que a maioria dos funcionários (63%) agora participa de mais reuniões online do que fariam em seus locais de trabalho físicos, é fácil ver por que a fadiga de reuniões virtuais está aumentando.

Quando a fadiga de reuniões virtuais se instala, os empregadores correm o risco de enfrentar uma queda na produtividade, satisfação reduzida no trabalho, colaboração deficiente, irritabilidade e esforço físico entre seus funcionários.

Causas da fadiga de reuniões virtuais

De acordo com o Pew Research Center, um em cada quatro trabalhadores diz que se sente desgastado por reuniões virtuais prolongadas. 

Mas antes de discutirmos soluções viáveis para a fadiga de reuniões virtuais, vamos identificar suas causas raízes.

Muitas reuniões

Após monitorar os padrões de ondas cerebrais de voluntários de pequenas, médias e grandes empresas, pesquisadores do Human Factors Lab descobriram que os participantes começam a sentir fadiga 30 a 40 minutos em reuniões virtuais.

Em dias preenchidos com múltiplas reuniões, os funcionários começam a sentir-se fatigados duas horas no dia. Claramente, realizar várias reuniões em um mesmo dia não só é cansativo, mas também pode causar uma queda na produtividade a longo prazo.

Tédio e sensação de isolamento

Aplicativos tradicionais de reuniões virtuais geralmente fornecem apenas ferramentas suficientes para ajudar empregadores a agendar e conduzir reuniões. Mas na maioria das vezes, isso não é suficiente, já que os funcionários experimentam muito baixo engajamento durante as reuniões, lutam contra o tédio e encontram dificuldades para se concentrar o tempo todo.

Além disso, porque os participantes estão espalhados por diferentes locais, há a necessidade de conter a sensação de isolamento que pode ocorrer durante o trabalho remoto. Muitos aplicativos de reuniões virtuais tradicionais tratam isso como um pensamento tardio e não oferecem soluções suficientes para promover um senso de comunidade e presença entre equipes remotas.

Quando os funcionários se sentem isolados, sua motivação diminui, eles não se envolvem durante as reuniões e as chances de fadiga se amplificam.

Colaboração Fragmentada

Muitas plataformas de reuniões virtuais têm funcionalidades de colaboração inferiores — focando mais nas funcionalidades de vídeo e áudio. Assim, para construir um ecossistema de trabalho remoto completamente desenvolvido para suas equipes, a maioria dos empregadores usa ferramentas separadas para colaboração e comunicação.

Por exemplo, eles podem usar uma plataforma diferente para criar e editar documentos compartilhados enquanto usam uma plataforma de reuniões virtuais para discussões e sessões de brainstorming. 

A falta de um ambiente de trabalho unificado faz com que a equipe desagregue o trabalho e a comunicação entre aplicativos isolados. Um ambiente de trabalho unificado permite que a equipe colabore e se comunique em tempo real, tudo em um só lugar.

Pelo contrário, a falta de um ambiente de trabalho unificado resulta em funcionários entrando e saindo de chamadas de vídeo várias vezes ao dia. Esse aumento no número de chamadas de vídeo pode esgotá-los com o tempo.

Dicas comprovadas para encerrar a fadiga de reuniões virtuais

À medida que o mundo se torna mais consciente da fadiga de reuniões virtuais e como isso ameaça o sucesso da colaboração remota, especialistas têm proposto várias soluções para ajudar os executivos de empresas a reduzir essa condição ao mínimo.

Aqui estão algumas dicas comprovadas que você pode implementar para colocar sua equipe remota de volta nos trilhos.

Torne suas reuniões mais envolventes

Os funcionários podem rapidamente ficar entediados se suas reuniões forem muito formais e pouco envolventes. E quando o tédio se instala, não demorará muito para que a fadiga siga.

Você pode tornar suas reuniões virtuais envolventes removendo elementos que as tornam muito formais. Incentive um senso de comunidade entre a equipe, aproveite recursos que não são de vídeo (textos, reações de emoji e bate-papos no aplicativo), jogos e quebra-gelos de 5 minutos, e assim por diante.

Os aplicativos modernos de reuniões virtuais ajudam os empregadores a aumentar o engajamento facilmente incorporando funcionalidades que tornam as reuniões virtuais mais divertidas e relacionáveis (mais sobre isso em breve).

Reduza o número de reuniões

A pesquisa do Human Factors Lab (discutida acima) mostrou como reuniões prolongadas podem levar à fadiga ao desencadear picos nas ondas cerebrais gama e beta. Essas ondas são responsáveis pelas funções cognitivas, memória e processamento de informações. Mas quando estão elevadas, podem induzir ansiedade, irritabilidade e estresse.

Um estudo de acompanhamento pela mesma equipe revelou que o cérebro era capaz de resistir a essas ondas e permanecia produtivo quando os participantes podiam fazer pausas entre as reuniões.

Seguindo isso, especialistas recomendam incluir pausas em suas reuniões ou, ainda melhor, agende-as apenas quando são absolutamente necessárias. Se você pode obter os mesmos resultados por bate-papos de texto com funcionários individuais ou um grupo menor, provavelmente deveria fazê-lo.

Dessa forma, seus funcionários terão menos chances de se esgotar.

Troque para um aplicativo de reuniões virtuais envolvente como o Gather

As plataformas de reuniões virtuais tradicionais são notórias por causarem fadiga de reuniões virtuais porque não foram construídas para atender ao ecossistema moderno de trabalho remoto. Mas isso é o que diferencia o Gather. 

Gather é projetado para tornar o trabalho remoto divertido sem comprometer os valores da empresa, colaboração e produtividade.

Com ambientes virtuais 2D totalmente personalizáveis, a plataforma traz um toque único ao trabalho remoto e reuniões virtuais. Gather permite que você e sua equipe construam um espaço de trabalho virtual que corresponde à cultura da sua empresa e espalha um senso de comunidade entre sua força de trabalho remota.

Cada membro da equipe existe no espaço de trabalho virtual como um avatar animado que pode interagir com objetos virtuais e outros avatares (colegas de equipe).

Com espaços privados, membros de um escritório Gather podem se dividir em grupos menores e colaborar sem perturbar o restante da equipe, reduzindo assim a necessidade de reuniões. Os membros da equipe também podem compartilhar recursos, desenvolver ideias em quadros de discussão e até jogar, tudo em um só lugar.

Confira 8 exemplos de formatos de reunião interativos que você pode hospedar no Gather.

Isso é uma virada de jogo para organizações que procuram acabar com a fadiga de reuniões virtuais, aumentar a produtividade e alcançar novos marcos com sua equipe remota.

“A natureza casual da plataforma torna a interação mais tranquila e calorosa do que as chamadas do Zoom; adeus fadiga do Zoom" — Kavir Kaycee.

Experimente uma reunião sem fadiga hoje

A fadiga de reuniões virtuais é real e generalizada. No entanto, pode ser solucionada implementando soluções simples. Esperamos que as dicas que discutimos sejam úteis enquanto você trabalha para tornar sua equipe remota mais engajada e produtiva.

Se você está buscando potencializar a colaboração, melhorar os relacionamentos e, em última análise, construir um ambiente de trabalho remoto onde a fadiga está no seu ponto mais baixo, então você precisa mover toda sua equipe para o Gather.