Nos últimos anos, os funcionários remotos tiveram duas opções principais para se comunicar entre si:
Enviar comunicação escrita, como mensagens do Slack ou e-mails
Agendar uma reunião para conversar em uma chamada de vídeo ou chamada de voz
Ao contrário de trabalhar em um escritório físico ou virtual onde você pode simplesmente se aproximar de alguém para fazer uma pergunta, os trabalhadores remotos isolados muitas vezes são obrigados a agendar reuniões entre si para se comunicar verbalmente em tempo real.
Com todo mundo em tantas reuniões, a pergunta que surge é: como evitar a fadiga de reuniões e manter sua equipe energizada e engajada com o trabalho?
Nós estamos aqui para ajudar!
Antes de realizar reuniões de vídeo mais envolventes, é importante entender o que não está funcionando para que você possa focar nas soluções certas.
Vamos começar explorando as razões que tornam as reuniões tão exaustivas em primeiro lugar, e, em seguida, fornecer dicas para evitar esses problemas em alguns dos tipos mais comuns de reuniões de vídeo que startups remotas realizam.
Vamos começar!
Por que funcionários remotos ficam exaustos com chamadas de vídeo
Um estudo de 2021 da Virtira Consulting revelou que quase metade dos indivíduos que trabalham remotamente (49%) relataram um nível de esgotamento como resultado de estarem em webcams por longas horas. Uau.
Temos certeza de que você sabe que, quando os colaboradores estão esgotados, tudo está em risco: a produtividade, a criatividade, a colaboração e a satisfação no trabalho.
Então, por que as reuniões virtuais são tão exaustivas? Aqui estão cinco razões comuns:
Má preparação para a reunião
Muitas reuniões
Ficar entediado com a grade de vídeo
Ferramentas de colaboração desajeitadas
Sentir-se isolado quando a reunião termina
Má preparação para a reunião
Problema: Quando os participantes não têm contexto ou diretrizes sobre como devem interagir na reunião, não é fácil sentir-se confiante para contribuir. Isso é ainda mais verdade em ambientes remotos, já que há o passo adicional de ter que desativar o mute para falar ou o constrangimento de interromper alguém para "assumir" a reunião.
Solução: Você precisa de melhor preparação para a reunião. Isso inclui agendas detalhadas, enviar informações pertinentes com antecedência e um planejamento inicial cuidadoso.
Muitas reuniões
Problema: As equipes remotas precisam depender de reuniões para se comunicar em tempo real, mesmo para conversas rápidas que na verdade não precisam ser agendadas. Isso enche os calendários, tira o tempo de foco e requer logística para algo que deveria ser rápido. Ninguém tem tempo para isso!
Solução: Você precisa de melhor gestão do tempo da equipe. Avalie todas as reuniões em que você e sua equipe estão. Você realmente precisa de todas elas? Elas estão agendadas em momentos improdutivos? Dê uma olhada no calendário e veja o que pode cortar. Não tenha medo, você pode sempre adicionar algo de volta mais tarde.
Ficar entediado com a grade de vídeo
Problema: Anos especialmente para gerentes que tendem a estar em chamadas consecutivas o dia todo, a grade de vídeo pode começar a ficar realmente cansativa. As pessoas se cansam de olhar para a mesma tela o dia todo, todos os dias.
Solução: Encontre maneiras de tornar as reuniões virtuais interessantes. O software de aplicativos de reunião que sua equipe usa pode ajudar muito aqui; mais sobre isso na próxima seção.
Ferramentas de colaboração desajeitadas
Problema: As reuniões virtuais exigem compartilhamento de tela, notas compartilhadas, quadros brancos em tempo real e uma variedade de outras ferramentas de colaboração. Se eles não estão funcionando ou não estão integrados ao seu aplicativo de reunião, a reunião fica mais difícil do que deveria ser. Isso realmente atrapalha a produtividade.
Solução: Escolha ferramentas e métodos de colaboração confiáveis. Novamente, o software (e como você o utiliza) desempenha um grande papel nisso.
Sentir-se isolado quando a reunião termina
Problema: Uma vez que a grade de vídeo desaparece, é difícil sentir-se conectado à sua equipe. Isso pode causar sensações de isolamento, que são especialmente multiplicadas após reuniões de baixo moral. (Como o anúncio de uma reestruturação de equipe disruptiva ou a saída de um colega de equipe.)
Solução: É preciso conectar-se com sua equipe fora das reuniões. Conversas e interações espontâneas podem construir relacionamentos melhores e fazer alguém se sentir realmente parte da equipe remota.
Sentindo-se exausto apenas pensando em como resolver esses problemas de fadiga de reuniões? Nós entendemos. Há mudanças simples que você pode começar a fazer hoje para recuperar o tempo da sua equipe e ajudar a prevenir o esgotamento.
Primeiro, precisamos falar sobre software rapidamente, porque ele faz a diferença nas opções que você tem para melhorar a colaboração da equipe remota em reuniões.
Tipos de aplicativos de reunião virtual
Provavelmente você está familiarizado com as opções padrão como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.
Embora todos eles funcionem para o uso literal de videoconferência, eles deixam muito a desejar em termos de engajamento, especialmente para equipes totalmente remotas que dependem de reuniões virtuais para comunicação diária.
Em vez disso, startups remotas e equipes inovadoras do amanhã estão se voltando para ferramentas interativas como Gather.
Gather ajuda equipes remotas a construírem Espaços digitais que tornam as interações virtuais mais humanas. Desde a colaboração em reuniões até passar pela mesa digital de alguém para dizer “olá”, Gather traz autenticidade, espontaneidade e colaboração centrada no ser humano para equipes distribuídas. Legal, não é mesmo?
Obviamente, somos um pouco tendenciosos e acreditamos que ferramentas como Gather podem ajudar sua equipe a realizar melhores reuniões virtuais e, em última análise, construir uma cultura remota mais forte! Leve de nós, usamos a ferramenta todos os dias para trabalhar juntos, independentemente da distância.
À medida que discutimos soluções para os problemas de reuniões mais comuns, incluiremos dicas que você pode implementar se ainda estiver usando software tradicional como Zoom e, em seguida, compartilhar conselhos específicos do Gather se você estiver pronto para levar o engajamento ao próximo nível.
Procurando uma comparação completa de aplicativos de reunião? Confira nossa lista dos cinco principais ou as principais alternativas ao Zoom.
Tipos comuns de reuniões e como mantê-las envolventes
Nesta seção, vamos explorar cinco diferentes tipos de reuniões e analisar como evitar os cinco problemas mais comuns para cada um deles.
Aqui estão os cinco tipos de reuniões que exploraremos:
1:1s
Reuniões recorrentes ou de status
Tempestades de ideias ou discussões
Reunião geral da empresa ou reuniões gerais
Co-working
Encontros virtuais 1:1
Reuniões 1:1 geralmente acontecem entre um gerente e um report direto ou importantes colaboradores de diferentes departamentos. Enquanto às vezes a conversa permanece focada em projetos e no trabalho diário, frequentemente as 1:1s são um espaço para feedback (positivo e negativo), avaliações de desempenho e discussão de metas de carreira.
Devido à natureza pessoal dessas chamadas, é fundamental se preparar para elas com antecedência para garantir que ambas as partes saiam se sentindo bem (ou pelo menos na mesma página sobre os próximos passos).
Como se preparar
Colabore na agenda com o outro membro do 1:1 com antecedência e depois envie-a para revisão pelo menos 30 minutos antes da reunião. Isso garantirá que ambas as pessoas saibam o que esperar da conversa e possam se preparar adequadamente.
Para usuários do Gather:
Você pode incorporar links em objetos. Assim, uma vez que a agenda esteja definida, você pode colocá-la na mesa de seu colega para que ele revise antes da chamada.
A vantagem disso em relação a compartilhar no Slack ou por e-mail é que eles não precisarão navegar em um mar de outras notificações primeiro. Também pode adicionar um pouco de entusiasmo ao momento. Por exemplo, deixar uma nota de feedback positivo na mesa virtual de alguém é uma surpresa divertida para voltar!
Dicas de agendamento
Receber feedback negativo logo pela manhã é uma maneira garantida de arruinar a produtividade pelo resto do dia. Ao agendar um 1:1, tenha cuidado com a conversa que precisa ter e o momento dela.
Também recomendamos verificar o calendário da pessoa que você precisa encontrar. Se eles estão vindo para o 1:1 logo após cinco outras chamadas consecutivas, você pode imaginar que estarão exaustos. Economize o trabalho para ambos e escolha um horário diferente!
Para usuários do Gather:
Quando você trabalha em um escritório do Gather, verá os avatares de seus colegas de trabalho se movendo ao longo do dia. Você terá uma noção de quem esteve em reuniões o dia todo vs quem teve tempo focado, e pode ajustar conforme necessário.
Gather traz de volta a visibilidade da dinâmica da equipe para os trabalhadores remotos, sem a necessidade de abrir manualmente todos os calendários ou verificar constantemente o Slack para ter uma ideia de quão ocupado alguém está.
Mantenha interessante
As reuniões 1:1 são uma excelente chance de se conectar com seus reports diretos como pessoas. Em vez de mergulhar direto na agenda, reserve um tempo no início para criar laços e se conhecerem melhor.
Uma conversa casual ou um rápido jogo online funcionam bem. Você também pode considerar