Nos últimos anos, os colaboradores remotos tiveram duas opções principais para se comunicar uns com os outros:
Enviar comunicações escritas, como mensagens no Slack ou e-mails
Agendar uma reunião para conversar em uma chamada de vídeo ou chamada de voz
Ao contrário do trabalho em um escritório físico ou virtual onde você pode simplesmente se aproximar de alguém para fazer uma pergunta, os colaboradores remotos isolados são frequentemente obrigados a agendar reuniões entre si para se comunicar verbalmente em tempo real.
Com todos em tantas reuniões, a pergunta é: Como evitar fadiga de reuniões e manter sua equipe energizada e engajada com seu trabalho?
Estamos aqui para ajudar!
Antes de realizar reuniões em vídeo mais envolventes, é importante entender o que não está funcionando para que você possa focar nas soluções certas.
Vamos começar explorando os motivos que tornam as reuniões tão exaustivas em primeiro lugar e depois fornecer dicas para evitar esses problemas em alguns dos tipos mais comuns de reuniões em vídeo realizadas por startups remotas.
Vamos começar!
Por que colaboradores remotos se esgotam com chamadas de vídeo
Um estudo de 2021 da Virtira Consulting revelou que quase metade dos indivíduos que trabalham remotamente (49%) relataram algum nível de esgotamento como resultado de permanecerem diante das câmeras por longas horas. Ufa.
Temos certeza de que você sabe que quando os colaboradores estão esgotados, tudo está em risco: Sua produtividade, criatividade, colaboração e satisfação no trabalho.
Então, por que as reuniões virtuais são tão exaustivas? Aqui estão cinco razões comuns:
Má preparação de reuniões
Reuniões em excesso
Ficar entediado com a grade de vídeo
Ferramentas de colaboração complexas
Sentir-se isolado quando a reunião termina
Má preparação de reuniões
Problema: Quando os participantes não têm contexto ou diretrizes sobre como devem interagir na reunião, não é fácil sentir-se confiante ao contribuir. Isso é ainda mais verdadeiro em ambientes remotos, pois há o passo adicional de ter que desativar o mudo para falar ou o constrangimento de interromper alguém para “assumir” a reunião.
Solução: Você precisa de uma melhor preparação para reuniões. Isso inclui agendas detalhadas, envio de informações pertinentes antecipadamente e planejamento cuidadoso desde cedo.
Muitas reuniões
Problema: As equipes remotas precisam depender de reuniões para comunicar em tempo real, mesmo para conversas rápidas que não precisam obrigatoriamente ser uma conversa agendada. Isso enche os calendários, tira o tempo de foco e requer logística para algo que foi pensado para ser rápido. Ninguém tem tempo para isso!
Solução: Você precisa de melhor gerenciamento de tempo da equipe. Avalie todas as reuniões que você e sua equipe estão participando. Você realmente precisa de todas elas? Estão agendadas em horários improdutivos? Abra o calendário e veja o que pode ser cortado. Não seja tímido, você sempre pode adicionar algo novamente mais tarde.
Ficar entediado com a grade de vídeo
Problema: Especialmente para gerentes que tendem a estar em chamadas consecutivas o dia todo, a grade de vídeo pode ficar realmente repetitiva. As pessoas se cansam de olhar para a mesma tela o dia todo, todos os dias.
Solução: Encontre maneiras de tornar as reuniões virtuais interessantes. O software de aplicativo de reuniões que sua equipe usa pode ajudar muito nessa questão; mais sobre isso na próxima seção.
Ferramentas de colaboração complexas
Problema: Reuniões virtuais exigem compartilhamento de tela, notas compartilhadas, quadros brancos em tempo real e uma variedade de outras ferramentas de colaboração. Se não estão funcionando ou não estão integradas ao seu aplicativo de reuniões, tornam a reunião mais difícil do que deveriam. Isso realmente interrompe a produtividade.
Solução: Escolha ferramentas e métodos de colaboração confiáveis. Novamente, o software (e como você o utiliza) desempenha um papel importante nisso.
Sentir-se isolado quando a reunião termina
Problema: Uma vez que a grade de vídeo desaparece, é difícil sentir-se conectado à sua equipe. Isso pode causar sentimentos de isolamento, que são especialmente multiplicados após reuniões de baixa moral. (Como anunciar uma reestruturação da equipe disruptiva ou a saída de um colega.)
Solução: Você precisa conectar-se com sua equipe fora das reuniões. Conversas e interações espontâneas podem construir relacionamentos melhores e ajudar alguém a sentir que realmente faz parte da equipe remota.
Sentindo-se exausto só de pensar em como resolver esses problemas de fadiga de reuniões? Nós entendemos. Existem mudanças simples que você pode começar a fazer hoje para recuperar o tempo da sua equipe e ajudar a prevenir o esgotamento.
Primeiro, precisamos falar rapidinho sobre software, porque isso faz diferença nas opções que você tem para melhorar a colaboração da equipe remota em reuniões.
Tipos de aplicativos de reunião virtual
Você provavelmente já está familiarizado com as opções padrão como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.
Embora todos funcionem para o uso literal de videoconferências, deixam muito a desejar em termos de engajamento, especialmente para equipes totalmente remotas que dependem de reuniões virtuais para comunicação diária.
Em vez disso, startups remotas e equipes inovadoras do futuro estão recorrendo a ferramentas interativas como Gather.
Gather ajuda equipes remotas a construir Espaços digitais que tornam as interações virtuais mais humanas. Desde colaborar em reuniões até visitar a mesa digital de alguém para dizer “oi”, Gather traz autenticidade, espontaneidade e colaboração centrada no ser humano para equipes distribuídas. Legal, né?
Agora, obviamente somos um pouco tendenciosos e acreditamos que ferramentas como Gather podem ajudar sua equipe a realizar melhores reuniões virtuais e, no final das contas, construir uma cultura remota mais forte! Confie em nós, usamos a ferramenta todos os dias para trabalhar juntos, independentemente da distância.
À medida que discutimos soluções para os problemas de reunião mais comuns, incluiremos dicas que você pode implementar se ainda estiver usando software tradicional como Zoom, e depois compartilhar conselhos específicos para Gather se estiver pronto para levar o engajamento ao próximo nível.
Procurando uma comparação completa de aplicativos de reunião? Confira nossa lista dos cinco melhores ou as principais alternativas ao Zoom.
Tipos comuns de reunião e como mantê-los envolventes
Nesta seção, vamos explorar cinco tipos diferentes de reuniões e analisar como evitar os cinco problemas mais comuns para cada uma.
Aqui estão os cinco tipos de reuniões que vamos explorar:
1:1s
Reuniões de standup ou status recorrentes
Brainstorms ou discussões
Reuniões gerais da empresa ou All Hands
Coworking
Reuniões virtuais 1:1
Reuniões 1:1 frequentemente ocorrem entre um gerente e um subordinado direto ou colaboradores funcionais cruzados importantes. Enquanto algumas vezes a conversa permanece focada em projetos e no trabalho do dia a dia, muitas vezes essas reuniões são um espaço para feedback (positivo e negativo), revisões de desempenho e discussão de metas de carreira.
Devido à natureza pessoal dessas chamadas, é fundamental preparar-se antecipadamente para garantir que ambas as partes saiam da reunião se sentindo bem (ou pelo menos na mesma página sobre os próximos passos).
Como se preparar
Colabore na agenda com o outro membro da reunião 1:1 antecipadamente e envie para revisão pelo menos 30 minutos antes da reunião. Isso garantirá que ambas as pessoas saibam o que esperar da conversa e possam se preparar adequadamente.
Para usuários do Gather:
Você pode incorporar links em objetos. Assim que a agenda estiver definida, você pode colocá-la na mesa do seu colega para que eles revisem antes da chamada.
A vantagem disso sobre compartilhá-la no Slack ou por e-mail é que eles a encontrarão sem ter que navegar por um mar de outras notificações primeiro. Isso também pode adicionar um toque de alegria ao momento. Por exemplo, deixar uma nota de feedback positivo na mesa virtual de alguém é uma surpresa divertida quando se volta!
Dicas de agendamento
Receber feedback negativo logo pela manhã é uma maneira garantida de acabar com a produtividade pelo resto do dia. Ao agendar uma reunião 1:1, tenha em mente a conversa que você precisa ter e o momento ideal para realizá-la.
Também recomendamos acessar o calendário da pessoa com quem você precisa se reunir. Se ela estiver indo para a reunião 1:1 logo após outras cinco reuniões consecutivas, você pode adivinhar que ela estará exausta. Poupe a si mesmo e a ela do transtorno e escolha um horário diferente!
Para usuários do Gather:
Quando você estiver trabalhando em um escritório Gather, verá as imagens dos seus colegas se movendo ao longo do dia. Você terá uma noção de quem esteve em reuniões o dia todo versus quem teve tempo dedicado a tarefas individuais, e poderá ajustar conforme necessário.
O Gather traz de volta a visibilidade da dinâmica da equipe para os trabalhadores remotos, sem precisar acessar manualmente os calendários de todos ou rastrear o Slack para ter uma noção de como está ocupado alguém.
Mantenha interessante
Reuniões 1:1 são uma ótima oportunidade para se conectar com seus subordinados diretos como pessoas. Em vez de mergulhar diretamente na agenda, reserve um tempo no início para se relacionar e conhecer melhor uns aos outros.
Uma conversa casual ou um jogo rápido online funcionam bem. Você também pode considerar “sair do escritório”, desligando os vídeos e talvez até mesmo dando uma caminhada enquanto conversam. Especialmente se qualquer um de vocês teve outras reuniões ao longo do dia, caminhar pode ajudar a trazer o nível de energia de volta!
Para usuários do Gather:
Reuniões no Gather oferecem automaticamente a chance de caminhar ao redor de um escritório virtual para mudar de localização. (E é surpreendente como até mesmo olhar para uma parte diferente de um escritório digital pode parecer “novo!”)
Há também jogos embutidos e maneiras de interagir com o Espaço, que atuam como ótimos quebra-gelos para iniciar a chamada.
Dicas de colaboração
O principal objetivo de qualquer reunião 1:1 é que tanto o gerente quanto o subordinado direto saiam na mesma página. Se alguém ficar inseguro sobre feedback recebido ou resultados de desempenho esperados, isso só leva a maior confusão no futuro.
A melhor maneira de prevenir isso durante a reunião é tomar notas compartilhadas, para que todos saibam exatamente o que é esperado. Isso ajuda a documentar a conversa em tempo real, para que você tenha algo para consultar mais tarde, também.
Para usuários do Gather:
Como qualquer outro aplicativo de reunião virtual, você sempre pode abrir um Google Doc e compartilhar sua tela enquanto toma notas.
Você também pode usar um Quadro Branco no Gather, que oferece um espaço compartilhado para digitar ou desenhar juntos. Você pode fazer o download das notas ou deixá-las para serem revisitadas no Espaço mais tarde.
(Só não se esqueça de "limpá-lo" se estiver discutindo algo confidencial, caso contrário, qualquer pessoa pode se aproximar e ver suas notas, assim como em um quadro branco real.)
Como se conectar fora da reunião 1:1
Reuniões 1:1 com conversas difíceis podem deixar os colaboradores remotos se sentindo... estranhos. Tanto quanto possível, tente permanecer acessível pelo resto do dia via Slack e mantenha seu calendário aberto para conversas de acompanhamento.
Você também pode considerar entrar em contato proativamente apenas para checar. Este contato rápido pode contribuir muito para diminuir qualquer sentimento de isolamento ou solidão que surgem após a chamada.
Para usuários do Gather:
Vocês terão a oportunidade de voltar juntos para suas mesas ou pelo menos se verem ao longo do escritório virtual pelo resto do dia.
Isso também pode dar uma noção de como alguém está se sentindo. Eles se juntaram a seus amigos na área de coworking como de costume, ou permaneceram isolados na mesa o resto do dia?
Por muito tempo, gerentes remotos não tiveram esse tipo de insight, mas o Gather traz de volta a visibilidade de como sua equipe está.
Reuniões virtuais de standup ou status
Essas reuniões geralmente acontecem com um pequeno grupo, seja uma equipe dentro da organização ou, às vezes, um grupo funcional cruzado trabalhando em um projeto juntos. Os standups geralmente ocorrem com frequência regular e uma agenda regular, como uma verificação de status diária ou revisão de progresso quinzenal.
A repetição pode aumentar a produtividade porque os participantes da reunião sabem exatamente o que é esperado deles, mas isso também pode fazer com que essas reuniões pareçam mundanas e pouco inspiradoras. Os standups são frequentemente algumas das primeiras reuniões a serem criticadas com "Isso poderia ter sido um e-mail", então é seu trabalho garantir que estejam fornecendo valor para todos os presentes.
Como se preparar
Seja muito específico sobre as informações que você deseja compartilhar durante um standup. Por exemplo, para uma reunião de equipe semanal, você pode pedir a cada pessoa para compartilhar:
1-3 prioridades para a semana
1 coisa na qual estão bloqueados ou precisam de ajuda
1 insight ou vitória da semana passada
Ter um formato estruturado facilita a preparação de todos, garante que nenhuma pessoa ocupe muito tempo na reunião e dá a todos a chance de falar.
Para usuários do Gather:
Use seu Espaço para incentivar a estrutura do standup de uma maneira mais envolvente. Por exemplo, compartilhe atualizações com base na cadeira em que estão ao redor da mesa (indo no sentido horário, por exemplo.) Ou você pode construir um Espaço personalizado e dedicado para o standup.
Uma ideia: Coloque três tapetes no chão, um verde, um amarelo e um vermelho. Tenha os participantes do standup posicionados sobre cada um para comunicar como se sentem sobre o progresso nesta semana.
Verde = Bom, no caminho certo
Amarelo = Ok, em progresso
Vermelho = Preocupado, bloqueado
Se todo o seu grupo estiver posicionado no tapete vermelho, você nem precisa ouvir suas atualizações para saber que as coisas estão fora do caminho certo. Isso adiciona uma boa sugestão visual além das atualizações verbais ou escritas.
Dicas de agendamento
Os standups geralmente acontecem em uma frequência acordada, então é mais fácil apenas configurar um evento de calendário recorrente para você não ter que agendar essas chamadas manualmente cada vez.
Tente encontrar um horário em que todos possam participar sem ter que reagendar outras chamadas ou interromper o tempo de foco. Manhãs, o fim do dia ou logo antes ou depois do almoço são normalmente bons momentos para reuniões recorrentes.
Para usuários do Gather:
Algumas equipes usam standups principalmente para ter face time com todos da equipe, quando realisticamente... as atualizações poderiam ser um e-mail.
Gather é ótimo porque torna a comunicação informal com sua equipe mais fácil. Porque você pode coworker juntos, caminhar até as mesas das pessoas ou simplesmente ver todos se movendo no escritório virtual, você pode descobrir que é capaz de adotar totalmente standups digitalmente escritos enquanto ainda se sente conectado à equipe.
Todos adoram o herói da equipe que consegue remover uma reunião do calendário!
Mantenha interessante
Uma maneira fácil de quebrar a monotonia de standups recorrentes é adicionar um jogo de 5 minutos no começo. Você aprenderá mais sobre seus colegas de trabalho, estimulará um pensamento criativo e ajudará todos a se aclimatar na conversa.
Para usuários do Gather:
Use seu escritório virtual para facilitar um quebra-gelo. Pegue o exemplo de uma sala “Rose, Bud, Thorn”, por exemplo.
O quebra-gelo Rose, Bud, Thorn é uma maneira criativa de refletir com sua equipe e compartilhar o que está na mente, com base nos prompts visuais.
À medida que você se move de sala em sala, é assim que sua discussão soaria:
Rose: O que foi bonito ou o que foi bem? Do que você está animado ou orgulhoso?
Bud: O que está florescendo em breve ou o que está no horizonte? Qual é algo próximo que você está ansioso por?
Thorn: O que dói agora ou o que é difícil para você? E como o resto de nós pode ajudar?
Dicas de colaboração
Com standups, é fácil para todos darem suas próprias atualizações e meio que se desconectarem enquanto os outros falam. Para evitar isso, use um recurso visual (como um Google Doc compartilhado ou Slides) que as pessoas possam comentar e fazer referência antes/depois do standup.
Para usuários do Gather:
Gather permite que várias pessoas compartilhem suas telas ao mesmo tempo. É uma maneira fácil para qualquer pessoa compartilhar informações adicionais sem interromper o fluxo geral do standup.
Como se conectar fora do standup
Fora das reuniões, é comum o grupo que realiza o standup ter um canal correspondente no Slack, projeto Asana, banco de dados Notion, etc.
Isso dá a você outros pontos de contato para alcançar sua equipe nas outras ferramentas que você usa ao longo do dia.
Para usuários do Gather:
Já chegou ao fim de uma chamada de grupo no Zoom, apenas para dizer a uma única pessoa: “Ei, você tem um minuto para ficar?”
Gather permite que você continue conversando naturalmente quando o standup termina. Quer você esteja passeando pelo escritório juntos ou indo até a mesa de alguém, conversas de acompanhamento não exigem uma segunda reunião ou a ampliação da chamada original.
Brainstorms virtuais ou discussões
Brainstorms e reuniões de discussão são semelhantes aos standups, pois geralmente envolvem um grupo, mas normalmente o tema é diferente a cada vez, o que os tornam naturalmente um pouco mais interessantes!
A melhor coisa que você pode fazer para essas chamadas é fornecer o máximo de informações possível antes da chamada, para que todos estejam preparados para se envolver.
Como se preparar
Documente tudo o que puder sobre o tema (Qual é o problema a ser resolvido? O que foi feito no passado? Qual é o objetivo?) e envie essas informações aos participantes da reunião pelo menos um dia antes.
Se você estiver apresentando novas informações pela primeira vez durante um brainstorm, é provável que precise agendar uma chamada de acompanhamento para que as pessoas tenham tempo de processar e sugerir ideias em que acreditam.
Para usuários do Gather:
Depois de criar o resumo do projeto, deixe-o nas mesas do Gather (via um objeto com um link embutido) um dia antes da reunião. Você também pode deixá-lo na sala de reuniões que usará, permitindo que as pessoas se aproximem dele e dediquem algum tempo de preparação.
Dicas de agendamento
Agende sua discussão com antecedência para dar a todos tempo suficiente para revisar o contexto que você preparou, fazer suas próprias pesquisas e completar suas tarefas semanais normais.
E não force. Se todos estiverem se preparando para um grande lançamento na quarta-feira, não agende um brainstorming para um novo projeto na terça-feira – espere até mais tarde na semana quando o lançamento estiver concluído.
Para usuários do Gather:
Não viu seus colegas em suas mesas digitais o dia todo porque eles estavam correndo de sala de conferência virtual para sala de conferência virtual? Gather dá a você visibilidade do que sua equipe está fazendo, para que você possa tomar decisões estratégicas de agendamento (como mover um brainstorming se estiver claro que ninguém teve tempo adequado de preparação.)
Mantenha interessante
Inicie essa reunião com um exercício criativo. Isso ajudará a energizar seus participantes e criar um ambiente onde todos se sintam confortáveis em compartilhar ideias. Afinal, quer você esteja brainstormando ou tentando tomar uma decisão, você quer garantir que todos estejam capacitados para expressar sua opinião (mesmo que sejam respostas bobas para um quebra-gelo no início).
Para usuários do Gather:
Novamente, use o Espaço virtual a seu favor. Um exercício divertido para esse cenário é facilitar um debate. Por exemplo, se você tiver seis pessoas em sua reunião, pode sentar-se em uma mesa com três cadeiras vermelhas e três azuis. Todos nas cadeiras vermelhas devem argumentar A FAVOR de uma ideia, enquanto todos nas azuis argumentam CONTRA ela.
Quando você adiciona o elemento de espaço "físico" de volta às suas reuniões virtuais, você tem muito mais opções para facilitar discussões e exercícios criativos.
Dicas de colaboração
Idealmente, essa reunião irá tão bem que as pessoas estarão compartilhando ideias sem parar! Para garantir que você documente tudo o que discutiu, será necessário designar alguém para tomar notas e pode até considerar gravar a reunião.
Para usuários do Gather:
Um dos objetos incorporados no Gather é um cronômetro Pomodoro. (Funciona com Cuckoo e parece um pássaro!) Este objeto é útil para colocar um limite de tempo em seu brainstorm ou discussão, para garantir que você economize tempo no final para discutir os próximos passos.
Como se conectar fora do brainstorm
Equipes remotas geralmente saem de um brainstorming ou discussão sentindo-se inspiradas e conectadas. Tente manter essa energia fluindo fazendo um follow-up no Slack ou compartilhando resultados do que foi decidido.
Para usuários do Gather:
Às vezes você não precisa de uma reunião dedicada para um brainstorming completo ou discussão, mas gostaria de trocar ideias com alguém além de você mesmo.
As equipes no Gather costumam criar um espaço de coworking. Pense nisso como o cooler de água ou sala de almoço - um espaço onde a imagem de qualquer pessoa pode se sentar e conversar com outras. Esses espaços são perfeitos para esses brainstorms informais, especialmente com pessoas fora de sua equipe imediata.
Reuniões virtuais gerais da empresa ou Town Hall
Esses eventos de toda a empresa são geralmente organizados pela liderança ou pela alta administração para manter a empresa inteira atualizada sobre projetos, resultados e mudanças estratégicas.
Geralmente há poucos oradores em relação ao tamanho da chamada de vídeo, o que pode dificultar o engajamento dos participantes uns com os outros. E porque é aqui que geralmente são anunciadas as grandes atualizações da empresa, o sentimento de isolamento quando o Town Hall termina é um grande risco.
Como se preparar
Envolva seus gerentes intermediários. Eles são a linha direta para colaboradores individuais em toda a empresa, o que lhes dá uma oportunidade única de reforçar a estratégia de toda a empresa ou acalmar a equipe após grandes mudanças serem anunciadas.
Ao preparar a agenda para a reunião All Hands, considere como você pode também preparar seus gerentes para quaisquer perguntas de acompanhamento que possam receber de suas equipes.
Para usuários do Gather:
Incorpore a agenda, slides ou gravações no Espaço. Isso torna fácil para qualquer pessoa na empresa consultar mais tarde ou ter uma prévia do que está por vir.
Dicas de agendamento
Uma vez que você encontre um horário que funcione para seu All Hands, defina o evento de reunião recorrente e não mude. Consistência é fundamental aqui, para que os colaboradores saibam quando esperar comunicação da liderança.
E escolha uma frequência que faça valer a pena esse tempo juntos. Porque todos os seus colaboradores estarão lá, é uma reunião cara. Faça valer a pena!
Para usuários do Gather:
Certifique-se de adicionar o link para sua sala de Town Hall ao evento de reunião recorrente. Então, para todos que conectaram seu calendário do Google ao Gather, eles poderão clicar em "Leve-me até lá" para ir direto para a reunião.
Isso ajudará a garantir que os colaboradores nunca percam essa reunião importante com o resto da empresa!
Mantenha interessante
As reuniões de Town Hall não devem parecer palestras. Deixe sua cultura empresarial brilhar! Mostre vídeos, compartilhe elogios de clientes e tenha vários membros da equipe de liderança fazendo uma apresentação para engajar membros de toda a empresa.
Para usuários do Gather:
Reaja em tempo real além de postar mensagens no chat. Solte confetes, comece a dançar ou dê um high-five aos seus colegas de trabalho. Esses pequenos momentos de engajamento o aproximarão todos durante um All Hands, mesmo que seu áudio e vídeo estejam desligados.
Dicas de colaboração
Incentive a participação de toda a empresa, mesmo que você tenha apenas alguns membros da equipe de liderança apresentando formalmente. Use o chat para conversas paralelas e considere maneiras de se envolver antes de o Town Hall acontecer (como indicar colegas de trabalho para um reconhecimento ou enviar uma "vitória" para comemorar juntos).
Para usuários do Gather:
Tem documentos importantes que você consulta durante seu All Hands? Incorpore-os a objetos ao longo do Espaço, para que todos possam acessá-los facilmente sem precisar passar por Slack ou chat.
Por exemplo, nossa própria equipe usa um Formulário Google para coletar perguntas que são respondidas em um Q&A ao final do All Hands. O formulário é incorporado a vários sinais em nossa sala dedicada ao All Hands, o que torna fácil referenciar e realmente fazer perguntas.
Como se conectar fora do All Hands
Um dos benefícios de uma reunião regular de Town Hall é que os colaboradores têm a chance de ver outras pessoas na empresa fora das pessoas com quem normalmente se encontram.
Para promover esse sentimento fora de uma reunião completa da empresa, considere criar uma cultura onde os colaboradores sejam incentivados a se conectar com um membro aleatório da empresa a cada poucas semanas. (Donut para Slack se tornou popular para isso.)
Para usuários do Gather:
Não mais isolamento quando o Town Hall termina! Os colaboradores podem continuar conversando na sala de reuniões, voltar para suas mesas juntos ou simplesmente saber que não estão sozinhos ao ver todas as imagens ao seu redor.
Compartilhando notícias disruptivas durante o All Hands? Gather também facilita para gerentes ou liderança realizarem "horas de escritório" ou tempo em que estão disponíveis para responder perguntas privadas após um Town Hall.
Embora tecnicamente você possa fazer isso sem o Gather, é muito menos intimidador ir até a mesa de alguém quando eles estão sentados lá sozinhos do que enviar uma mensagem no Slack ao seu CEO pedindo para agendar 15 minutos do tempo deles.
Coworking virtual
Essas reuniões são menos um encontro real e mais uma maneira de apenas se sentir conectado aos seus colegas de trabalho remotos. Elas inspiram conversa funcional cruzada, o que pode levar a melhores ideias e produtividade para toda a organização.
Geralmente para equipes remotas, você tem que configurar uma reunião para realizar uma sessão de coworking virtual. Se você estiver usando Gather, no entanto, você pode fazer isso naturalmente ao longo do seu escritório virtual – sem necessidade de reunião.
Como se preparar
A única preparação necessária para sessões de coworking é que você anuncie aos outros quando elas estão acontecendo e como podem se juntar.
Para fazer os outros acharem agradável e produtivo, no entanto, você pode querer preparar alguns quebra-gelos para manter a conversa fluindo ou centralizar a sessão em um tipo específico de trabalho para que todos estejam trabalhando em uma tarefa similar. (Uma sessão de coworking para suporte ao cliente, por exemplo, onde todos estejam respondendo a e-mails de clientes juntos.)
Para usuários do Gather:
Adicione um espaço de coworking em seu escritório que as pessoas possam entrar a qualquer momento. Isso ajuda a eliminar a necessidade de preparar qualquer coisa, pois está sempre disponível como uma comodidade digital para ser usada.
Uma mesa grande com muitas cadeiras funciona bem. Recomendamos colocá-la em um local central em seu escritório, dessa forma é fácil para todos verem quando outras pessoas estão lá.
Dicas de agendamento
Não agende sessões de coworking durante o “horário nobre” de reuniões. Afinal, você vai querer esse tempo para brainstormings e chamadas estruturadas mais importantes! Coworking é melhor durante tempos mais casuais, como após o almoço ou tardes de sexta-feira.
Para usuários do Gather:
Achamos que o melhor é ter dois tipos de espaços de coworking em seu escritório: uma zona de silêncio e uma zona social. Isso dá às pessoas a opção de escolher que tipo de Espaço querem trabalhar, com base em sua carga de trabalho e necessidades de comunicação de cada dia.
Introvertidos especialmente adoram as zonas de silêncio, porque é uma maneira de se conectar pacificamente com outros sem tanta pressão para “conversar” o tempo todo!
Mantenha interessante
Sessões de coworking tendem a ocorrer naturalmente entre pessoas da mesma equipe. Para variar, agende uma com outro departamento, como Marketing e Vendas. Isso dá a você uma chance de construir relacionamentos funcionais cruzados mais profundos.
Para usuários do Gather:
Com espaços de coworking disponíveis 24/7 em seu escritório Gather, há sempre a oportunidade de se conectar com alguém que você normalmente não trabalha diretamente. É naturalmente empolgante!
Para garantir que essas áreas se sintam especiais, no entanto, considere projetá-las de forma diferente do resto de seu escritório. Por exemplo, você pode projetar sua área de coworking silenciosa para parecer uma biblioteca e sua área social para parecer uma praia. O ambiente digital pode ajudar a reforçar o tipo de comportamento que você deseja.
Dicas de colaboração
Os elementos de colaboração mais importantes para o coworking virtual são garantir que seu áudio, vídeo e chat estejam funcionando, para que você possa se comunicar com as pessoas com quem está coworking.
Para usuários do Gather:
Este é outro ótimo momento para fazer uso do cronômetro Pomodoro integrado. Se o barulho do coworking estiver ficando um pouco distrativo demais, considere definir um cronômetro para tempo de trabalho focado para o grupo e, em seguida, fazer uma pausa juntos quando o tempo acabar.
Como se conectar fora das sessões de coworking
É aqui que todas as outras ferramentas de trabalho entram em cena: Slack, Google Docs, Notion, etc. Fora de uma sessão de coworking, é provável que esteja se comunicando com sua equipe nessas outras ferramentas digitais. Você terá um (pequeno) senso de “trabalho em conjunto” ao ver notificações de atividade preenchendo sua caixa de entrada.
Para usuários do Gather:
Sinta um senso de presença com seus colegas de trabalho remotamente sempre que quiser, sem reunião, coworking ou notificações necessárias.
Quando você olha para seu escritório Gather, verá as pessoas se movendo e conversando entre si. Sem nunca ligar seu vídeo ou ler todas as mensagens que você precisa acompanhar, você sentirá um senso de conexão com essas outras pessoas ao redor do mundo que estão trabalhando na mesma missão da empresa que você.
Conclusão: É POSSÍVEL realizar reuniões envolventes para equipes remotas
Embora sempre haverá momentos em que você deseja reunir sua equipe distribuída no mesmo lugar (Retiro trimestral! Atrações anuais!), isso não significa que as reuniões tenham que ser uma batalha chata o resto do ano.
Se você deseja evitar a fadiga de reuniões e manter sua equipe remota feliz e engajada, priorize a criação de um ambiente de reunião energizante. Com essas dicas, você vai reengajar suas equipes em chamadas de vídeo e realizar reuniões mais produtivas.
E se você estiver interessado em adicionar uma camada completamente nova de profundidade à colaboração virtual, experimente uma reunião no Gather hoje.
